Процес перевірки KYC: що відбувається після подання документів?
Ви заповнили анкету KYC, додали необхідні документи та надіслали нам усе. Що буде далі? На Сільва Хант, в "The Процес перевірки KYC є як вимогою щодо дотримання законодавчих норм, так і важливою складовою налагодження прозорих ділових відносин. У випадках, коли ми виступаємо в ролі суб’єкта, що несе відповідні зобов’язання, згідно з естонським Законом про запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму, відомим як RahaPTS, ми повинні вжити необхідних заходів з належної перевірки в рамках боротьби з відмиванням грошей та фінансуванням тероризму (AML/CFT) до встановлення ділових відносин і продовжувати відповідний моніторинг після цього. Це включає ідентифікацію клієнта та фактичного власника, з’ясування характеру ділових відносин, перевірку статусу політично значущої особи (PEP) та постійний моніторинг цих відносин. Естонський закон про запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму
Чому процес верифікації KYC є важливим?
KYC означає «Знай свого клієнта». Це допомагає нам зрозуміти, хто наші клієнти, яким видом діяльності вони планують займатися та хто, зрештою, стоїть за цією компанією.
Для вас, як для клієнта, цей процес також має важливу практичну користь. Дотримання вимог з самого початку може зробити майбутню ділову діяльність простішою та більш передбачуваною.
Належним чином проведена процедура KYC може допомогти створити міцнішу основу для:
- адміністрація компанії;
- бухгалтерський облік та дотримання податкового законодавства;
- банківські та платіжні відносини;
- майбутнє розширення бізнесу;
- зміни у складі власників або керівництва;
- співпраця з міжнародними партнерами.
Мета полягає не просто в тому, щоб зібрати документи. Вона полягає в тому, щоб достатньо добре зрозуміти ваш бізнес, щоб надати йому належну підтримку.
Що відбувається після того, як ви надішлете форму KYC?
Наша юридична команда перевіряє ваші відповіді
Першим кроком є перевірка наданої вами інформації. Ми перевіряємо, чи є відповіді вичерпними та чи узгоджуються між собою різні частини анкети.
Залежно від характеру відносин та профілю ризику, інформація, що підлягає перевірці, може включати:
- ваші особисті дані та країну проживання;
- запланована діяльність компанії;
- право власності та фактичні власники;
- країни, в яких компанія планує здійснювати свою діяльність;
- очікувані клієнти, партнери та моделі транзакцій;
- джерело початкового фінансування або інших відповідних коштів.
Мета полягає в тому, щоб щоб зрозуміти структуру клієнтів та структуру власності, щоб зрозуміти, якими будуть ділові відносини, і з метою виявлення будь-яких факторів ризику, що потребують додаткової уваги. Це цілі щодо дотримання вимог, а не комерційне профілювання.
Ми перевіряємо інформацію, використовуючи надійні джерела
Наступним етапом процесу перевірки KYC є верифікація. Ми можемо зіставити відповідні дані з офіційними реєстрами, надійними базами даних та іншими незалежними джерелами.
Інформація про країновий ризик є однією зі складових цього огляду. Ми використовуємо авторитетні джерела, такі як Група з фінансових заходів та перелік третіх країн з високим рівнем ризику, складений Європейським Союзом. Ці два джерела не мають однакових правових наслідків.
У «сірому списку» ФАТФ зазначені юрисдикції, що перебувають під посиленим наглядом. ФАТФ прямо зазначає, що не вимагає автоматичного застосування посилених заходів належної перевірки лише на тій підставі, що юрисдикція включена до «сірого списку». Натомість ФАТФ закликає до підхід, що ґрунтується на оцінці ризиків. Юрисдикції, що входять до списку ФАТФ і перебувають під посиленим моніторингом
У естонському законодавстві перелік третіх країн з високим рівнем ризику відіграє іншу роль. У разі, якщо дотримано передбачені законом умови щодо зв’язку з третьою країною з високим рівнем ризику, RahaPTS потрібно посилена перевірка, а не просто загальне прохання надати більше контексту. Перелік третіх країн, що становлять високий ризик, складений ЄС
Безкоштовна консультація
Приєднуйтесь до сервісного партнера, створеного для підприємців без кордонів
Працюйте з командою, яка поєднує в собі адміністрування компанії, консультаційну підтримку, специфічні для Естонії ноу-хау, знайомство з партнерами, громадські заходи та доступ до керівництва для засновників, які мислять міжнародними категоріями.
Як ризики, пов’язані з країною, особами, що займають ключові посади (PEP), та санкціями, впливають на процес верифікації KYC
Наявність зв’язку з країною підвищеного ризику сама по собі не є доказом того, що клієнт або операція є проблемними. Ми оцінюємо обставини та повний профіль ризику. Однак у випадках, коли законодавство вимагає проведення посиленої перевірки клієнта, ми повинні вжити додаткових заходів, передбачених законом.
У разі встановленого законодавством зв’язку з третьою країною, що належить до категорії високого ризику, ці заходи включають:
- збір додаткової інформації про клієнта та фактичного власника
- плановий характер ділових відносин
- походження коштів та майна, а також причини запланованих або здійснених операцій.
Закон також вимагає, щоб затвердження вищим керівництвом щодо налагодження або продовження ділових відносин і посилений моніторинг із додатковими або більш частими перевірками.
Скринінг на PEP є частиною обов’язкових перевірок
Скринінг на PEP — це не факультативна перевірка, яку ми проводимо лише тоді, коли це зручно. RahaPTS вимагає від суб’єкта, на якого поширюються відповідні зобов’язання, зібрати інформацію про те, чи є відповідна особа політично значущою особою, членом сім’ї такої особи або її відомим близьким партнером. Це означає, що перевірка на предмет PEP є частиною обов’язкової процедури належної перевірки.
У випадках, коли клієнт або фактичний власник є політично значущою особою (PEP), членом її сім’ї або відомим близьким соратником, застосовуються додаткові заходи. До них належать: затвердження вищим керівництвом, заходи щодо встановлення походження майна та джерел походження коштів.
Перевірка на наявність санкцій є окремим регуляторним зобов’язанням
Перевірка на предмет санкцій — це також не просто загальна перевірка інформації, що є у відкритому доступі. Згідно з естонським Закон про міжнародні санкції, постачальники бухгалтерських послуг та постачальники послуг у сфері довірчого управління та реєстрації компаній належать до осіб, на яких покладено особливі зобов’язання.
Вони повинні проводити перевірку на відповідність вимогам щодо санкцій під час налагодження та протягом усього терміну ділових відносин. У разі виявлення суб’єкта, на якого накладено фінансові санкції, або забороненої операції, відповідне фінансове покарання має бути застосоване і у випадках, передбачених законодавством, необхідно повідомити підрозділ фінансової розвідки. Естонський закон про міжнародні санкції
Для клієнтів це означає, що перевірка на предмет санкцій, Скринінг на PEP, і Оцінка ризиків у сфері протидії відмиванню грошей та фінансуванню тероризму є пов’язаними, але відмінними складовими системи забезпечення дотримання вимог.
Як ми оцінюємо ризики клієнтів?
Після розгляду та перевірки інформації ми оцінюємо загальний профіль ризику ділових відносин. Ця класифікація допомагає визначити відповідний рівень комплексної перевірки, інтенсивність моніторингу, і чи потрібні посилені заходи.
Низький ризик
Профіль з нижчим рівнем ризику означає, що інформація є чіткою, а виявлені фактори вказують на нижчий рівень ризику у сфері боротьби з відмиванням грошей та фінансуванням тероризму (AML/CFT). Вимоги щодо проведення належної перевірки залишаються в силі, і постійний моніторинг продовжується. Присвоєння категорії з нижчим рівнем ризику не означає, що процедура KYC завершується після реєстрації.
Середній рівень ризику
Профіль середнього ризику може включати фактори, що вимагають додаткової інформації, роз’яснень або моніторингу. Вони можуть стосуватися бізнес-моделі, структури власності, країн-учасниць, очікуваних операцій або інших відповідних факторів.
Наявність додаткових питань не обов’язково означає, що щось не так. Вони допомагають нам правильно задокументувати та зрозуміти ці взаємовідносини.
Високий ризик
Високий ризик
Більш високий рівень ризику вимагає більш детального підходу до забезпечення дотримання вимог. Залежно від правової основи та відповідного фактора ризику, посилена процедура перевірки може бути обов’язковою. Це може означати необхідність надання додаткових документів, інформації про джерела походження коштів або майна, схвалення з боку вищого керівництва, а також більш ретельний контроль.
Наша мета полягає не в тому, щоб розглядати фактор ризику як доказ правопорушення або шукати довільні підстави для відмови клієнту. Водночас, законодавчі вимоги встановлюють чіткі обмеження щодо процедури адаптації нових співробітників.
Що відбувається після первинної перевірки KYC?
Якщо вдасться провести необхідну комплексну перевірку
Після перегляду та перевірки необхідної інформації ми підтверджуємо наступні етапи реєстрації. Після цього ми можемо приступити до надання узгоджених послуг.
Проходження процедури KYC не означає, що процес забезпечення відповідності вимогам завершується. RahaPTS вимагає постійного моніторингу ділових відносин.
Це передбачає перевірку:
- чи відповідають операції нашим уявленням про клієнта та його профілем ризику
- регулярне оновлення відповідної інформації щодо KYC
- визначення джерела та походження коштів, використаних у транзакціях
- приділяючи особливу увагу незвичайним операціям
- географічні зв’язки з підвищеним ризиком.
З цієї причини, Процес перевірки KYC здійснюється на постійній основі з урахуванням ризиків, а не лише тоді, коли трапляється якась значна подія. Інформація щодо KYC повинна постійно оновлюватися в рамках постійного моніторингу. Зміни у складі власників, керівництві, сфері діяльності, країнах, де ведеться діяльність, або схемах здійснення операцій можуть стати підставою для запиту про надання оновленої інформації.
Якщо неможливо провести необхідну комплексну перевірку
Існує також важливий правовий наслідок у разі, коли необхідні перевірки не можуть бути проведені. Згідно з RahaPTS, ми не повинні налагоджувати ділові відносини, якщо не маємо можливості вжити необхідних заходів щодо належної перевірки.
У разі існуючих відносин ненадання інформації або документів, необхідних для проведення комплексної перевірки, також може призвести до припинення ділових відносин та відповідні зобов’язання щодо звітності у разі дотримання встановлених законом умов.
Саме тому так важливо вчасно та вичерпно відповідати на запитання щодо KYC. Мета полягає в тому, щоб провести передбачену законодавством перевірку справедливо та послідовно, однак процес адаптації нових співробітників не може продовжуватися, якщо неможливо виконати встановлені законом вимоги щодо належної перевірки.
Як ми використовуємо інформацію KYC
Мета використання даних, передбачених законодавством щодо протидії відмиванню грошей та перевірки клієнтів (AML/KYC), має залишатися чіткою. Персональні дані, зібрані відповідно до RahaPTS можуть оброблятися з метою протидії відмиванню грошей та фінансуванню тероризму (AML/CFT). Таким чином, вони не можуть згодом оброблятися з іншою метою, наприклад, для маркетингових цілей. Нові клієнти також повинні отримати інформацію про таку обробку даних, пов’язану з AML/CFT, до встановлення ділових відносин.
Для більшої зрозумілості, ми розрізняємо інформацію щодо KYC/AML, передбачену законодавством, та інформацію, яку може бути окремо запрошено для надання послуг. Інформація щодо KYC — це не збираються з метою визначення того, які маркетингові або комерційні пропозиції слід надавати клієнту. Інформація, яка вимагається окремо для надання бухгалтерських, юридичних, податкових або консультаційних послуг, повинна оброблятися відповідно до вимог, встановлених для надання цих послуг.
Це розмежування дозволяє нам забезпечити чіткість мети обробки даних у рамках боротьби з відмиванням грошей та фінансуванням тероризму (AML/CFT) при цьому продовжуючи збирати іншу інформацію, яка може бути обґрунтовано необхідною для надання узгодженої професійної послуги.
Процес верифікації KYC та електронне резидентство: що слід знати клієнтам
Для підприємців, які використовують Естонії Електронне резидентство програма, Процедура KYC є звичайною частиною співпраці з постачальниками професійних послуг, на яких поширюються зобов’язання щодо протидії відмиванню грошей та фінансуванню тероризму (AML/CFT). Програма «Е-резиденція» надає цифровий доступ до бізнес-середовища Естонії, але не звільняє компанію чи її постачальників професійних послуг від обов’язків щодо дотримання відповідних вимог.
Практичний алгоритм дій досить простий: ви надаєте необхідну інформацію та документи, ми перевіряємо інформацію та оцінюємо профіль ризику, і ми вживаємо заходів з належної перевірки та моніторингу, необхідних для підтримання цих відносин.
Прозорий процес перевірки KYC також означає, що ми пояснюємо, чому під час цієї перевірки може знадобитися додаткова інформація. Додаткові запитання можуть бути звичайною частиною процедури ідентифікації, перевірки фактичного власника, аналізу джерел походження коштів, оцінки країнового ризику, перевірки осіб, що займають політичні посади (PEP), перевірки на відповідність санкційним спискам або поточного моніторингу.
За адресою Сільва Хант, ми хочемо, щоб клієнти розуміли, що відбувається після подання ними даних для процедури KYC і чому кожен крок має значення. Якщо у вас є питання щодо процедури KYC, реєстрації компанії або управління естонською компанією за допомогою програми «e-Residency», ви можете замовити дзвінок разом з нашою командою.
Автор: Дарія Хіміченко, менеджер з маркетингу компанії Silva Hunt.
