KYC-Verifizierungsprozess: Was passiert nach der Einreichung?
Sie haben Ihr KYC-Formular ausgefüllt, die erforderlichen Unterlagen beigefügt und uns alles zugesandt. Wie geht es nun weiter? Bei Silva-Jagd, die Der KYC-Verifizierungsprozess ist sowohl eine gesetzliche Anforderung als auch ein wichtiger Bestandteil beim Aufbau einer transparenten Geschäftsbeziehung.. Wenn wir als verpflichtete Stelle im Sinne des estnischen Gesetzes zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, bekannt als RahaPTS, müssen wir vor Aufnahme der Geschäftsbeziehung die erforderlichen Sorgfaltspflichten im Rahmen der Geldwäschebekämpfung und Terrorismusfinanzierung (AML/CFT) anwenden und anschließend die entsprechende Überwachung fortsetzen. Dazu gehören die Identifizierung des Kunden und des wirtschaftlich Berechtigten, die Erfassung der Geschäftsbeziehung, die Überprüfung des PEP-Status sowie die fortlaufende Überwachung der Geschäftsbeziehung. Estnisches Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
Warum ist der KYC-Verifizierungsprozess wichtig?
KYC bedeutet „Know Your Customer“. Das hilft uns zu verstehen, wer unsere Kunden sind, welche Art von Geschäft sie betreiben wollen und wer letztendlich hinter dem Unternehmen steht.
Für Sie als Kunde hat dieser Prozess zudem einen wichtigen praktischen Vorteil. Eine von Anfang an gute Einhaltung der Vorschriften kann die zukünftige Geschäftstätigkeit vereinfachen und berechenbarer machen.
Ein ordnungsgemäß durchgeführter KYC-Prozess kann dazu beitragen, eine solidere Grundlage zu schaffen für:
- Unternehmensverwaltung;
- Rechnungslegung und Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften;
- Bank- und Zahlungsverhältnisse;
- künftige Geschäftsausweitung;
- Änderungen in der Eigentümerstruktur oder der Geschäftsführung;
- Zusammenarbeit mit internationalen Partnern.
Das Ziel besteht nicht einfach darin, Dokumente zu sammeln. Vielmehr geht es darum, Ihr Unternehmen so gut zu verstehen, dass wir es optimal unterstützen können.
Was passiert, nachdem Sie Ihr KYC-Formular eingereicht haben?
Unser Rechtsteam prüft Ihre Antworten
Der erste Schritt besteht in der Überprüfung der von Ihnen gemachten Angaben. Wir prüfen, ob die Antworten vollständig sind und ob die verschiedenen Teile des Fragebogens miteinander übereinstimmen.
Je nach Geschäftsbeziehung und Risikoprofil können die geprüften Informationen Folgendes umfassen:
- Ihre Identität und Ihr Wohnsitzland;
- die geplante Tätigkeit des Unternehmens;
- Eigentümer und wirtschaftliche Eigentümer;
- Länder, in denen das Unternehmen voraussichtlich tätig sein wird;
- erwartete Kunden, Partner und Transaktionsmuster;
- die Quelle der Anschubfinanzierung oder anderer relevanter Mittel.
Der Zweck besteht darin, um die Kunden- und Eigentümerstruktur zu verstehen, um die erwartete Geschäftsbeziehung zu verstehen, und um etwaige Risikofaktoren zu ermitteln, die besonderer Beachtung bedürfen. Dabei handelt es sich um Compliance-Ziele und nicht um eine Maßnahme zur Erstellung von Kundenprofilen zu kommerziellen Zwecken.
Wir überprüfen Informationen anhand zuverlässiger Quellen
Der nächste Schritt des KYC-Verifizierungsprozesses ist die Überprüfung. Wir können relevante Angaben mit amtlichen Registern, zuverlässigen Datenbanken und anderen unabhängigen Quellen abgleichen.
Informationen zum Länderrisiko sind ein Bestandteil dieser Überprüfung. Wir stützen uns dabei auf maßgebliche Quellen wie die Arbeitsgruppe „Finanzielle Maßnahmen“ (FATF) sowie die Liste der Hochrisikodrittländer der Europäischen Union. Diese beiden Quellen haben nicht dieselben rechtlichen Konsequenzen.
Die „Graue Liste“ der FATF umfasst Länder und Gebiete, die einer verstärkten Überwachung unterliegen. Die FATF stellt ausdrücklich klar, dass sie nicht allein aufgrund der Aufnahme eines Landes oder Gebiets in die „Graue Liste“ eine automatische verstärkte Sorgfaltspflicht fordert. Stattdessen fordert die FATF eine risikobasierter Ansatz. FATF-Länder, die einer verstärkten Überwachung unterliegen
Die EU-Liste der Hochrisikodrittstaaten spielt nach estnischem Recht eine andere Rolle. Sind die gesetzlichen Voraussetzungen für einen Zusammenhang mit einem Hochrisikodrittstaat erfüllt, RahaPTS erfordert verstärkte Sorgfaltspflicht, und zwar nicht nur eine allgemeine Bitte um mehr Hintergrundinformationen. EU-Liste der Drittländer mit hohem Risiko
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Wie sich Länderrisiken, PEP-Risiken und Sanktionsrisiken auf den KYC-Überprüfungsprozess auswirken
Eine Verbindung zu einem Land mit erhöhtem Risiko ist für sich genommen noch kein Beweis dafür, dass ein Kunde oder eine Transaktion problematisch ist. Wir bewerten die Umstände und das gesamte Risikoprofil. Wenn das Gesetz jedoch eine verstärkte Sorgfaltspflicht vorschreibt, Wir müssen die gesetzlich vorgeschriebenen zusätzlichen Maßnahmen umsetzen..
Im Falle einer gesetzlich festgelegten Verbindung zu einem Drittland mit hohem Risiko umfassen diese Maßnahmen:
- Einholung weiterer Informationen über den Kunden und den wirtschaftlich Berechtigten
- der planmäßige Charakter der Geschäftsbeziehung
- die Herkunft von Geldmitteln und Vermögen sowie die Gründe für geplante oder bereits durchgeführte Transaktionen.
Das Gesetz schreibt außerdem vor, dass Genehmigung durch die Geschäftsleitung zur Aufnahme oder Fortführung der Geschäftsbeziehung und verstärkte Überwachung durch zusätzliche oder häufigere Kontrollen.
Das PEP-Screening ist Teil der vorgeschriebenen Untersuchungen
Das PEP-Screening ist keine freiwillige Untersuchung, die wir nur dann durchführen, wenn es gerade passt. RahaPTS verpflichtet ein meldepflichtiges Unternehmen, Informationen darüber einzuholen, ob es sich bei der betreffenden Person um eine politisch exponierte Person, ein Familienmitglied einer PEP oder einen bekannten engen Vertrauten handelt. Das bedeutet, dass die PEP-Prüfung Teil des vorgeschriebenen Sorgfaltsprüfungsprozesses ist.
Ist der Kunde oder der wirtschaftliche Eigentümer eine politisch exponierte Person (PEP), ein Familienangehöriger oder eine bekannte enge Verbindungsperson, gelten zusätzliche Maßnahmen. Dazu gehören Genehmigung durch die Geschäftsleitung, Maßnahmen zur Feststellung der Herkunft von Vermögen und der Herkunft von Geldmitteln.
Die Überprüfung auf Sanktionen ist eine eigenständige regulatorische Verpflichtung.
Die Überprüfung auf Sanktionen ist zudem mehr als nur eine allgemeine Überprüfung öffentlich zugänglicher Informationen. Nach estnischem Recht Gesetz über internationale Sanktionen, Anbieter von Buchhaltungsdienstleistungen sowie Anbieter von Treuhand- und Unternehmensdienstleistungen gehören zu den Personen mit besonderen Pflichten.
Sie müssen bei der Aufnahme und während der gesamten Dauer einer Geschäftsbeziehung eine sanktionsbezogene Sorgfaltsprüfung durchführen. Wird eine Person, gegen die Finanzsanktionen verhängt wurden, oder eine verbotene Transaktion festgestellt, Die entsprechende finanzielle Sanktion muss verhängt werden und Die Finanzermittlungsstelle muss informiert werden, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Estnisches Gesetz über internationale Sanktionen
Für Kunden bedeutet dies, dass Sanktionsprüfung, PEP-Screening, und Risikobewertung im Bereich Geldwäschebekämpfung und Terrorismusfinanzierung sind miteinander verbundene, aber voneinander getrennte Bestandteile des Compliance-Rahmens.
Wie bewerten wir das Kundenrisiko?
Nachdem die Informationen geprüft und verifiziert wurden, bewerten wir das Gesamtrisikoprofil der Geschäftsbeziehung. Die Einstufung hilft dabei, den angemessenen Umfang der Sorgfaltsprüfung zu bestimmen, der Umfang der Überwachung, und ob verstärkte Maßnahmen erforderlich sind.
Geringes Risiko
Ein geringeres Risikoprofil bedeutet, dass die Informationen klar sind und die ermittelten Faktoren auf ein geringeres AML/CFT-Risiko hindeuten. Die erforderliche Sorgfaltspflicht gilt weiterhin, und Die laufende Überwachung gilt weiterhin. Eine Einstufung in eine niedrigere Risikoklasse bedeutet nicht, dass die KYC-Maßnahmen nach der Kundenaufnahme enden.
Mittleres Risiko
Ein mittleres Risikoprofil kann Faktoren beinhalten, die weitere Informationen, Klarstellungen oder eine Überwachung erfordern. Diese können sich auf das Geschäftsmodell, die Eigentümerstruktur, die beteiligten Länder, erwartete Transaktionen oder einen anderen relevanten Faktor beziehen.
Zusätzliche Fragen bedeuten nicht automatisch, dass etwas nicht stimmt. Sie helfen uns dabei, die Beziehung richtig zu dokumentieren und zu verstehen.
Hohes Risiko
Hohes Risiko
Ein höheres Risikoprofil erfordert einen detaillierteren Compliance-Ansatz. Je nach Rechtsgrundlage und dem jeweiligen Risikofaktor, Eine verstärkte Sorgfaltspflicht kann vorgeschrieben sein. Dies kann zusätzliche Unterlagen, Angaben zur Herkunft von Geldern oder Vermögen, die Genehmigung durch die Geschäftsleitung sowie eine intensivere Überwachung bedeuten.
Es ist nicht unsere Absicht, einen Risikofaktor als Beweis für ein Fehlverhalten zu werten oder willkürliche Gründe zu suchen, um einen Kunden abzulehnen. Gleichzeitig, Die gesetzlichen Anforderungen setzen dem Onboarding klare Grenzen..
Was geschieht nach der ersten KYC-Prüfung?
Falls die erforderliche Sorgfaltsprüfung abgeschlossen werden kann
Sobald die erforderlichen Informationen geprüft und bestätigt wurden, bestätigen wir die nächsten Schritte des Onboardings. Anschließend können wir mit den vereinbarten Leistungen fortfahren.
Der Abschluss des KYC-Verfahrens bedeutet nicht, dass der Compliance-Prozess damit beendet ist. RahaPTS erfordert eine kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung.
Dazu gehört die Überprüfung folgender Punkte:
- ob die Transaktionen mit unseren Erkenntnissen über den Kunden und dem Risikoprofil übereinstimmen
- regelmäßige Aktualisierung der relevanten KYC-Daten
- Ermittlung der Herkunft und des Ursprungs der bei Transaktionen verwendeten Gelder
- besonderes Augenmerk auf ungewöhnliche Transaktionen legen
- geografische Verbindungen mit erhöhtem Risiko.
Aus diesem Grund, Der KYC-Überprüfungsprozess wird fortlaufend und risikobasiert durchgeführt., und zwar nicht nur, wenn ein bedeutendes Ereignis eintritt. Im Rahmen der laufenden Überwachung müssen die KYC-Daten stets auf dem neuesten Stand gehalten werden. Änderungen in Bezug auf Eigentumsverhältnisse, Geschäftsführung, Geschäftstätigkeit, Länder, in denen das Unternehmen tätig ist, oder Transaktionsmuster können jeweils Anlass geben, aktualisierte Informationen anzufordern.
Falls die erforderliche Sorgfaltsprüfung nicht abgeschlossen werden kann
Es gibt zudem eine wichtige rechtliche Konsequenz, wenn die erforderlichen Überprüfungen nicht durchgeführt werden können. Gemäß RahaPTS, Wir dürfen die Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen, wenn wir die erforderlichen Sorgfaltspflichten nicht erfüllen können..
Bei einer bestehenden Geschäftsbeziehung kann die Nichtvorlage von Informationen oder Unterlagen, die für die Sorgfaltsprüfung erforderlich sind, ebenfalls dazu führen, dass Beendigung der Geschäftsbeziehung und entsprechende Meldepflichten, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Deshalb sind zeitnahe und vollständige Antworten auf KYC-Fragen so wichtig. Ziel ist es, die gesetzlich vorgeschriebene Überprüfung fair und einheitlich durchzuführen., doch kann der Onboarding-Prozess nicht fortgesetzt werden, wenn die gesetzlichen Sorgfaltspflichten nicht erfüllt werden können.
Wie wir KYC-Daten verwenden
Der Zweck der gesetzlich vorgeschriebenen AML/KYC-Daten muss klar bleiben. Personenbezogene Daten, die im Rahmen von RahaPTS können zu Zwecken der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verarbeitet werden. Sie dürfen also anschließend nicht für einen unvereinbaren Zweck, wie beispielsweise Marketing, weiterverarbeitet werden. Neukunden müssen zudem vor Aufnahme der Geschäftsbeziehung über diese datenschutzrechtliche Verarbeitung im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung informiert werden.
Der Klarheit halber, Wir unterscheiden zwischen gesetzlich vorgeschriebenen KYC-/AML-Informationen und Informationen, die möglicherweise separat für die Erbringung der Dienstleistung angefordert werden.. KYC-Informationen sind nicht erhoben, um zu ermitteln, welche Marketing- oder kommerziellen Angebote einem Kunden unterbreitet werden sollten. Informationen, die gesondert für Buchhaltungs-, Rechts-, Steuer- oder Beratungsdienstleistungen benötigt werden, sollten auf der für die Erbringung dieser Dienstleistungen geeigneten Grundlage behandelt werden.
Diese Unterscheidung ermöglicht es uns, den Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen der Geldwäschebekämpfung und Terrorismusfinanzierung klar darlegen wobei weiterhin andere Informationen erhoben werden, die zur Erbringung einer vereinbarten fachlichen Dienstleistung rechtmäßig erforderlich sein können.
KYC-Verifizierungsprozess und E-Residency: Was Kunden wissen sollten
Für Unternehmer, die Estlands e-Residency Programm, KYC ist ein normaler Bestandteil der Zusammenarbeit mit professionellen Dienstleistern, die den AML/CFT-Verpflichtungen unterliegen. Die E-Residency bietet digitalen Zugang zum estnischen Geschäftsumfeld, hebt jedoch nicht die Compliance-Pflichten auf, die für ein Unternehmen oder dessen professionelle Dienstleister gelten.
Der praktische Ablauf ist ganz einfach: Sie legen die angeforderten Informationen und Unterlagen vor, Wir überprüfen die Angaben und bewerten das Risikoprofil, und Wir wenden die für die Geschäftsbeziehung erforderlichen Sorgfalts- und Überwachungsmaßnahmen an..
Ein transparenter KYC-Überprüfungsprozess bedeutet auch, dass wir erläutern, warum im Rahmen des KYC-Überprüfungsprozesses möglicherweise zusätzliche Informationen angefordert werden. Eine Folgefrage kann ein normaler Bestandteil der Identifizierung, der Überprüfung des wirtschaftlich Berechtigten, der Überprüfung der Herkunft der Gelder, der Länderrisikobewertung, der PEP-Prüfung, der Sanktionsprüfung oder der laufenden Überwachung sein.
Unter Silva-Jagd, möchten wir, dass unsere Kunden verstehen, was nach der Übermittlung ihrer KYC-Daten geschieht und warum jeder Schritt wichtig ist. Wenn Sie Fragen zum KYC-Verfahren, zur Unternehmensgründung oder zur Führung eines estnischen Unternehmens über die E-Residency haben, können Sie ein Gespräch anmelden mit unserem Team.
Verfasst von Dariia Khimichenko, Marketingleiterin bei Silva Hunt.
