Processo di verifica KYC: cosa succede dopo l'invio della richiesta?
Hai compilato il modulo KYC, allegato i documenti richiesti e ci hai inviato tutto. E adesso? A Caccia a Silva, il Il processo di verifica KYC è sia un requisito di conformità legale sia una parte importante per instaurare un rapporto commerciale trasparente. Laddove operiamo in qualità di soggetto obbligato ai sensi della legge estone sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, nota come RahaPTS, dobbiamo applicare le misure di due diligence previste in materia di antiriciclaggio e lotta al finanziamento del terrorismo prima di instaurare il rapporto d’affari e continuare a monitorarlo anche in seguito. Questo significa identificare il cliente e il titolare effettivo, capire la natura del rapporto d’affari, verificare se il cliente è una persona politicamente esposta (PEP) e monitorare il rapporto in modo continuativo. Legge estone sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo
Perché è importante il processo di verifica KYC?
KYC significa Conosci il tuo cliente. Ci aiuta a capire chi sono i nostri clienti, che tipo di attività intendono svolgere e chi c'è in definitiva dietro l'azienda.
Per te, in qualità di cliente, questo processo comporta anche un importante vantaggio pratico. Una corretta conformità sin dall’inizio può rendere le future operazioni aziendali più semplici e prevedibili.
Un processo KYC svolto correttamente può contribuire a creare basi più solide per:
- amministrazione aziendale;
- contabilità e adempimenti fiscali;
- rapporti bancari e di pagamento;
- la futura espansione dell'attività;
- cambiamenti nella proprietà o nella gestione;
- collaborazione con partner internazionali.
L'obiettivo non è semplicemente raccogliere documenti. È capire la tua attività abbastanza bene da poterti supportare nel modo giusto.
Cosa succede dopo che hai inviato il modulo KYC?
Il nostro team legale esamina le tue risposte
Il primo passo consiste nell'esaminare le informazioni che ci hai fornito. Verifichiamo se le risposte sono complete e se le diverse parti del questionario sono coerenti tra loro.
A seconda del rapporto e del profilo di rischio, le informazioni esaminate possono includere:
- la tua identità e il tuo paese di residenza;
- l'attività prevista dall'azienda;
- proprietà e beneficiari effettivi;
- i paesi in cui l'azienda prevede di operare;
- clienti, partner e modelli di transazione previsti;
- la fonte del finanziamento iniziale o di altri fondi rilevanti.
Lo scopo è per capire il cliente e la struttura azionaria, per capire come dovrebbe essere il rapporto d’affari, e per individuare eventuali fattori di rischio che richiedono maggiore attenzione. Si tratta di obiettivi di conformità, non di un'operazione di profilazione commerciale.
Verifichiamo le informazioni utilizzando fonti affidabili
La fase successiva del processo di verifica KYC è proprio la verifica. Potremmo confrontare i dati rilevanti con i registri ufficiali, banche dati affidabili e altre fonti indipendenti.
Le informazioni sul rischio paese sono una parte di questa analisi. Ci affidiamo a fonti autorevoli come il Gruppo di azione finanziaria internazionale e l'elenco dei paesi terzi ad alto rischio stilato dall'Unione Europea. Queste due fonti non hanno conseguenze giuridiche identiche.
La lista grigia del FATF identifica le giurisdizioni soggette a un monitoraggio più attento. Il FATF afferma espressamente che non richiede l’applicazione automatica di misure di due diligence rafforzata solo perché una giurisdizione è presente nella lista grigia. Il FATF richiede invece un approccio basato sul rischio. Giurisdizioni della FATF soggette a un monitoraggio più rigoroso
L'elenco dei paesi terzi ad alto rischio dell'UE ha un ruolo diverso secondo la legge estone. Quando si verificano le condizioni previste dalla legge per un collegamento con un paese terzo ad alto rischio, RahaPTS richiede due diligence rafforzata, non solo una richiesta generica di maggiori dettagli. Elenco UE dei paesi terzi ad alto rischio
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In che modo il rischio paese, il rischio PEP e il rischio legato alle sanzioni influenzano il processo di verifica KYC
Il fatto che ci sia un collegamento con un paese ad alto rischio non basta di per sé a dimostrare che un cliente o un’operazione siano problematici. Valutiamo le circostanze e il profilo di rischio nel suo complesso. Tuttavia, quando la legge richiede una due diligence rafforzata, dobbiamo applicare le misure aggiuntive previste dalla legge.
Nel caso di un collegamento con un paese terzo ad alto rischio previsto dalla legge, tali misure comprendono:
- raccogliere ulteriori informazioni sul cliente e sul titolare effettivo
- il carattere pianificato del rapporto d'affari
- l’origine dei fondi e del patrimonio, nonché le ragioni delle operazioni pianificate o effettuate.
La legge prevede inoltre che l'approvazione da parte dei vertici aziendali per instaurare o proseguire il rapporto d'affari e monitoraggio rafforzato con controlli aggiuntivi o più frequenti.
Lo screening PEP fa parte dei controlli obbligatori
Lo screening per la PEP non è un controllo facoltativo che facciamo solo quando ci fa comodo. RahaPTS impone al soggetto obbligato di raccogliere informazioni per verificare se la persona in questione sia una persona politicamente esposta, un familiare di una persona politicamente esposta o un suo collaboratore stretto noto. Questo significa che lo screening PEP fa parte del processo di due diligence richiesto.
Se il cliente o il titolare effettivo è una persona politicamente esposta (PEP), un familiare o un collaboratore stretto noto, si applicano misure aggiuntive. Queste includono approvazione da parte dei vertici aziendali, misure volte a stabilire l'origine del patrimonio e la provenienza dei fondi.
La verifica delle sanzioni è un obbligo normativo a sé stante
Lo screening delle sanzioni va ben oltre un semplice controllo delle informazioni pubbliche. Secondo la normativa estone Legge sulle sanzioni internazionali, i fornitori di servizi contabili e quelli che offrono servizi fiduciari e societari sono tra i soggetti a cui si applicano obblighi speciali.
Devono effettuare una due diligence in materia di sanzioni al momento dell’instaurazione e nel corso di un rapporto d’affari. Qualora venga individuato un soggetto soggetto a sanzioni finanziarie o un’operazione vietata, la sanzione pecuniaria prevista deve essere applicata e l'Unità di Informazione Finanziaria deve essere informata nei casi previsti dalla legge. Legge estone sulle sanzioni internazionali
Per i clienti, questo significa che verifica delle sanzioni, Screening PEP, e Valutazione dei rischi in materia di antiriciclaggio e lotta al finanziamento del terrorismo sono parti correlate ma distinte del quadro normativo.
Come valutiamo il rischio dei clienti?
Dopo aver esaminato e verificato le informazioni, valutiamo il profilo di rischio complessivo del rapporto d’affari. La classificazione aiuta a stabilire il livello adeguato di due diligence, l'intensità del monitoraggio, e se siano necessarie misure più incisive.
Rischio basso
Un profilo di rischio più basso significa che le informazioni sono chiare e che i fattori individuati indicano un livello inferiore di rischio in materia di AML/CFT. L'obbligo di due diligence rimane comunque in vigore, e il monitoraggio continuo è ancora in corso. Una classificazione a rischio inferiore non significa che la procedura KYC finisca dopo l'onboarding.
Rischio medio
Un profilo di rischio medio può comportare fattori che richiedono ulteriori informazioni, chiarimenti o monitoraggio. Questi possono riguardare il modello di business, la struttura proprietaria, i paesi coinvolti, le operazioni previste o altri fattori rilevanti.
Il fatto che ci siano altre domande non significa per forza che ci sia qualcosa che non va. Ci aiutano a documentare e a capire bene il rapporto.
Alto rischio
Alto rischio
Un profilo di rischio più elevato richiede un approccio alla conformità più dettagliato. A seconda della base giuridica e del fattore di rischio in questione, la due diligence rafforzata potrebbe essere obbligatoria. Questo può comportare la presentazione di documenti aggiuntivi, informazioni sulla provenienza dei fondi o del patrimonio, l'approvazione da parte dei vertici aziendali e un monitoraggio più rigoroso.
Il nostro obiettivo non è considerare un fattore di rischio come prova di un comportamento scorretto né cercare motivi arbitrari per rifiutare un cliente. Allo stesso tempo, I requisiti di legge pongono chiari limiti al processo di inserimento.
Cosa succede dopo la verifica KYC iniziale?
Se si riesce a portare a termine la due diligence richiesta
Una volta esaminate e verificate le informazioni necessarie, confermiamo i prossimi passaggi dell'onboarding. A quel punto, possiamo procedere con i servizi concordati.
Il completamento della procedura KYC non significa che il processo di conformità sia terminato. RahaPTS richiede un monitoraggio costante del rapporto d'affari.
Questo comporta verificare:
- se le operazioni siano coerenti con ciò che sappiamo del cliente e con il suo profilo di rischio
- aggiornare regolarmente le informazioni KYC pertinenti
- identificare la provenienza e l'origine dei fondi utilizzati nelle transazioni
- prestando particolare attenzione alle transazioni insolite
- collegamenti geografici a rischio più elevato.
Per questo motivo, Il processo di verifica KYC prosegue in modo continuativo e in base al rischio, non solo quando succede qualcosa di importante. Le informazioni KYC devono essere tenute adeguatamente aggiornate nell'ambito del monitoraggio continuo. Cambiamenti nella proprietà, nella gestione, nell’attività aziendale, nei paesi in cui opera l’azienda o nelle modalità delle transazioni possono tutti costituire un motivo per richiedere informazioni aggiornate.
Se non si riesce a portare a termine la due diligence richiesta
C'è anche una conseguenza giuridica importante quando non è possibile portare a termine i controlli richiesti. Ai sensi di RahaPTS, non dobbiamo instaurare il rapporto commerciale se non siamo in grado di applicare le misure di due diligence richieste.
Nel caso di un rapporto già in essere, la mancata presentazione delle informazioni o dei documenti necessari per la due diligence può comportare anche cessazione del rapporto d’affari e relativi obblighi di segnalazione qualora siano soddisfatte le condizioni previste dalla legge.
Ecco perché è importante rispondere in modo tempestivo ed esauriente alle domande relative al KYC. L'obiettivo è portare a termine la verifica prevista dalla legge in modo equo e coerente, ma la procedura di onboarding non può andare avanti se non si riescono a soddisfare i requisiti di due diligence previsti dalla legge.
Come utilizziamo i dati KYC
Lo scopo dei dati AML/KYC previsti dalla legge deve rimanere chiaro. I dati personali raccolti ai sensi di RahaPTS possono essere trattati ai fini dell’antiriciclaggio e della lotta al finanziamento del terrorismo (AML/CFT). Quindi non possono essere successivamente trattati per finalità incompatibili, come ad esempio il marketing. I nuovi clienti devono inoltre ricevere informazioni su questo trattamento dei dati relativo all’AML/CFT prima che venga instaurato il rapporto commerciale.
Per chiarezza, distinguiamo le informazioni KYC/AML previste dalla legge da quelle che potrebbero essere richieste separatamente per l’erogazione del servizio. Le informazioni KYC sono non vengono raccolti per stabilire quali offerte commerciali o di marketing debbano essere proposte a un cliente. Le informazioni richieste separatamente per servizi contabili, legali, fiscali o di consulenza dovrebbero essere gestite secondo le modalità appropriate per la fornitura di tali servizi.
Questa distinzione ci permette di mantieni chiara la finalità del trattamento dei dati in materia di antiriciclaggio e lotta al finanziamento del terrorismo (AML/CFT) pur continuando a raccogliere altre informazioni che potrebbero essere legittimamente necessarie per fornire un servizio professionale concordato.
Il processo di verifica KYC e l’e-Residency: cosa devono sapere i clienti
Per gli imprenditori che usano L'Estonia Residenza elettronica programma, Il KYC è una procedura normale quando si lavora con fornitori di servizi professionali soggetti agli obblighi in materia di antiriciclaggio e lotta al finanziamento del terrorismo (AML/CFT). L’e-Residency offre accesso digitale al mondo degli affari estone, ma non esonera dalle responsabilità di conformità che si applicano a un’azienda o ai suoi fornitori di servizi professionali.
La procedura pratica è semplice: fornisci le informazioni e i documenti richiesti, verifichiamo le informazioni e valutiamo il profilo di rischio, e Applichiamo le misure di due diligence e di monitoraggio necessarie per il rapporto.
Un processo di verifica KYC trasparente significa anche che ti spieghiamo perché potrebbero esserti richieste ulteriori informazioni durante la verifica KYC. Una domanda di approfondimento può essere una parte normale della procedura di identificazione, della verifica del titolare effettivo, dell’analisi della provenienza dei fondi, della valutazione del rischio paese, della verifica delle persone politicamente esposte (PEP), dello screening delle sanzioni o del monitoraggio continuo.
A Caccia a Silva, vogliamo che i clienti capiscano cosa succede dopo aver inviato i dati KYC e perché ogni fase è importante. Se hai domande sul KYC, sulla costituzione di una società o sulla gestione di una società estone tramite l’e-Residency, puoi prenota una chiamata con il nostro team.
Scritto da Dariia Khimichenko, responsabile marketing presso Silva Hunt.
