Довіреність в Естонії: що потрібно знати іноземним засновникам

Іноземним підприємцям іноді кажуть, що для заснування або управління естонською компанією їм потрібна довіреність. Це не завжди так.

Довіреність, як правило, стає актуальною у випадках, коли засновник, акціонер або інша особа не може особисто здійснити необхідну дію або не має можливості скористатися естонською цифровою системою, за допомогою якої така дія зазвичай здійснюється. Вона дозволяє іншій особі — представнику — здійснювати визначені дії від імені особи, яка надає повноваження.

Отже, важливе питання полягає не просто в тому, як скласти довіреність, а в тому, чи потрібна вона для передбачуваної дії, пов’язаної з компанією, і, якщо так, то яку форму прийме нотаріус, реєстр, банк чи інша установа, до якої її подають.

Чи потрібна довіреність для реєстрації естонської компанії?

• хто кого призначає  
• що може робити представник  
• коли повноваження закінчуються  

Довіреність, як правило, не потрібна, якщо компанію можна зареєструвати через Естонський електронний реєстр підприємств, а кожна особа, яка має підписати заявку, має затверджену естонську цифрову ідентифікацію.

Для стандартної онлайн-реєстрації товариства з обмеженою відповідальністю засновники, члени правління та інші необхідні учасники повинні мати можливість поставити електронний підпис за допомогою естонської ідентифікаційної картки, цифрового посвідчення e-Residency, Smart-ID або Mobile-ID.

Інша процедура може знадобитися, наприклад, у таких випадках:

• один із засновників або членів правління не може користуватися затвердженою естонською цифровою ідентифікацією;
• у якості засновника бере участь іноземна юридична особа;
• реєстрація здійснюється за посередництва естонського нотаріуса;
• особа не може особисто взяти участь у необхідній нотаріальній дії; або
• певна дія після реєстрації компанії має бути виконана представником.

За таких обставин довіреність може надати місцевому представнику право здійснити всю процедуру або її частину. Однак її зміст та форма повинні бути узгоджені з естонським нотаріусом або консультантом, який займається цією справою, до підписання документа за кордоном.

Контактна особа не є уповноваженим представником

Іноземні засновники іноді вважають, що естонський представник компанії може автоматично підписувати документи або приймати рішення від імені компанії. Це не так.

Контактна особа приймає та пересилає офіційні документи, адресовані компанії. Сам по собі факт призначення не надає контактній особі повноважень представляти компанію, укладати угоди або розпоряджатися її банківським рахунком.

Будь-які додаткові повноваження повинні випливати з інших джерел — наприклад, з довіреності, виданої компанією, або з посади цієї особи як члена правління.

Які питання може охоплювати довіреність, пов’язана з діяльністю компанії?

Залежно від мети представник може бути уповноважений:

• взяти участь у нотаріальному оформленні реєстрації естонської компанії;
• підписати зазначені установчі документи;
• подавати або отримувати документи, пов’язані з реєстрацією товариства;
• внести зміни, запропоновані нотаріусом або реєстратором;
• представляти акціонера на загальних зборах;
• подати відповідну заяву до компетентного органу або в реєстр;
• отримувати офіційні документи, що стосуються певної процедури; або
• завершити визначену операцію після реєстрації.

Повноваження повинні відповідати фактичній процедурі. Широко сформульоване доручення “представляти довірителя у всіх справах в Естонії” може створити зайвий ризик, при цьому не містячи конкретних повноважень, яких вимагає відповідна установа.

І навпаки, довіреність, яка дозволяє підписати лише один конкретний документ, може виявитися занадто обмеженою, якщо нотаріус або реєстратор згодом вимагатиме внесення виправлень, подання додаткової заяви чи пов’язаного з цим клопотання.

Отже, мета полягає не в тому, щоб зробити документ якомога ширшим за змістом. Він має бути достатньо вузьким, щоб захистити інтереси довірителя, але при цьому достатньо повним, щоб представник міг завершити передбачену процедуру. Такі документи повинні бути завірені апостилем у країні, де вони були видані.

Яку форму повинна мати довіреність?

Не існує єдиного зразка довіреності, який би підходив для всіх дій, пов’язаних з компанією.

У деяких рутинних комерційних або адміністративних справах може бути достатньо письмового доручення. Нотаріально засвідчена довіреність може знадобитися у випадках, коли представник братиме участь у нотаріальній діянні або коли установа-одержувач вимагає більш переконливого підтвердження повноважень представника.

Необхідну форму завжди слід узгодити з передбачуваним одержувачем. Естонський нотаріус, Комерційний реєстр та банк можуть застосовувати різні процедурні вимоги та вимоги щодо ідентифікації.

Зокрема, довіреність не зобов’язує банк або платіжну установу надавати послуги через представника. Установа може вимагати заповнення власної форми авторизації, надання додаткових документів для проведення комплексної перевірки або безпосереднього спілкування з бенефіціарними власниками чи членами правління.

Чи визнає Естонія довіреність, видану за кордоном?

Відповідь залежить не лише від формулювання документа. Слід перевірити три окремі аспекти:

1. чи відповідає довіреність встановленій законом формі;

2. чи необхідно засвідчувати його іноземне походження; та

3. чи потрібен офіційний переклад.

Ці питання слід вирішити до того, як довіритель звернеться до нотаріуса за кордоном. Виправлення документа після цього може вимагати повторного нотаріального засвідчення, апостилю, легалізації та перекладу.

Безкоштовна консультація

Спростіть роботу вашої естонської компанії дистанційно

Silva Hunt підтримує цифрові підписи, електронні послуги, бухгалтерські інструменти, введення банківських операцій, вимоги до контактних осіб та повсякденні робочі процеси, які роблять віддалене управління компанією більш плавним.

Замовити консультацію Зв'яжіться з нами

Апостиль, легалізація чи відсутність додаткового засвідчення

Вимоги щодо підтвердження автентичності залежать насамперед від країни, в якій видано документ, та міжнародних угод, що діють між цією країною та Естонією.

Іноземний офіційний документ може належати до однієї з трьох загальних категорій:

• документи, що приймаються без додаткового підтвердження їхньої автентичності відповідно до чинної міжнародної угоди;
• документи, які потребують апостилю відповідно до Гаазької конвенції про апостиль; або
• документи, що потребують консульської легалізації.

Міністерство закордонних справ Естонії наразі зазначає Латвію, Литву, Польщу та Україну як країни, офіційні документи яких визнаються в Естонії без додаткового засвідчення відповідно до угод про правову допомогу. Цей виняток поширюється на відповідні офіційні документи, складені або засвідчені в цих країнах; його не слід трактувати як такий, що застосовується до будь-якої довіреності, складеної приватними особами.

У випадках, коли країна-емітент та Естонія є учасниками Гаазької конвенції про апостиль, апостиль, як правило, замінює більш тривалу процедуру легалізації. Якщо не застосовується ані Конвенція, ані інша відповідна угода, може знадобитися консульська легалізація. Для укладення юридично зобов’язуючої угоди нам слід узгодити остаточний текст з нотаріусом, органом влади або юридичним радником, який займається цією справою. 

Апостиль не затверджує формулювання довіреності та не підтверджує, що вона надає достатні повноваження відповідно до естонського законодавства. Він засвідчує справжність походження офіційного документа, зокрема відповідного підпису, посади та печатки або штампа. Він не засвідчує зміст документа.

Це розрізнення є важливим: навіть довіреність, на яку накладено належну апостиль, може бути відхилена, якщо її формулювання є недостатнім для здійснення передбачуваної операції.

Вимоги до перекладу

Приймаюча установа також повинна підтвердити, якою мовою необхідно подати довіреність та будь-які супровідні документи.

Документи іноземною мовою, подані до Комерційний реєстр Естонії як правило, має супроводжуватися перекладом на естонську мову, виконаним присяжним перекладачем.

Щодо нотаріального акту, питання щодо мови слід заздалегідь узгодити з нотаріусом. У разі, якщо одна зі сторін недостатньо розуміє мову, якою ведеться процедура, може знадобитися участь перекладача.

Часто доцільно замовляти переклад лише після того, як з’ясується, чи потрібна апостиль або легалізація, щоб перекласти повний пакет документів у відповідній формі.

Чи може дистанційна аутентифікація усунути необхідність у довіреності?

Іноді.

Естонські нотаріуси можуть вчиняти багато нотаріальних дій за допомогою дистанційної ідентифікації. Процедура відбувається у форматі відеоконференції в середовищі «e-notary» і з юридичної точки зору прирівнюється до особистого візиту до нотаріального офісу. Учасники перевіряють документ разом із нотаріусом і підписують його цифровим підписом у системі дистанційної ідентифікації.

Дистанційна аутентифікація може дати змогу іноземному засновнику взяти участь особисто, не приїжджаючи до Естонії та не призначаючи представника. Однак:

• учасник повинен мати затверджений засіб цифрової ідентифікації та підпису;
• процедура повинна бути технічно доступною для учасника; та
• нотаріус повинен погодитися на здійснення даної операції дистанційно.

Дистанційна автентифікація — це процедура, яка може бути застосована, але не є автоматичним правом. Нотаріус вирішує, чи доцільно її застосовувати в конкретному випадку.

Тому засновник повинен порівняти наявні варіанти перед тим, як видати довіреність. Подання заявки на Електронне резидентство, використання дистанційної аутентифікації або призначення представника може вимагати різних термінів та документів.

Що має містити довіреність?

Конкретний зміст залежить від характеру угоди, але довіреність, пов’язана з діяльністю компанії, зазвичай має містити такі пункти:

• повне ім'я та ідентифікаційні дані довірителя;
• якщо головним боржником є юридична особа, — її офіційна назва, реєстраційний номер та країна реєстрації;
• повноваження особи, яка підписує від імені юридичної особи;
• повне ім’я та ідентифікаційні дані представника;
• компанія, до якої відноситься дозвіл, якщо вона вже відома;
• які саме документи, заяви чи операції може оформлювати представник;
• чи може представник вносити необхідні поправки або надавати додаткові заяви;
• термін дії дозволу;
• чи може представник делегувати будь-які повноваження іншій особі;
• будь-які фінансові, процедурні чи інші обмеження повноважень; та
• обставини, за яких повноваження припиняються або можуть бути скасовані.

Не кожен пункт обов’язково має фігурувати в кожному документі. Формулювання слід адаптувати до процедури включення та узгодити з особою чи установою, яка, як очікується, буде керуватися ним.

Поширені помилки, що затримують процес реєстрації компанії

Найчастіші труднощі, як правило, не пов’язані зі складними юридичними питаннями. Вони виникають через те, що документ готується до того, як з’ясовані практичні вимоги естонської процедури.

Найпоширеніші приклади включають

• використовуючи загальний шаблон, у якому не згадуються необхідні законодавчі акти щодо створення компанії;
• підписання документа до того, як його текст буде затверджено естонським нотаріусом або радником;
• використання даних паспорта та документів, що посвідчують особу, з вичерпаним терміном дії або з невідповідностями;
• не довівши, що підписант може діяти від імені іноземного засновника юридичної особи;
• отримання апостилю на неправильний документ або в неправильному порядку;
• подання неповного або неофіційного перекладу;
• без надання повноважень вносити виправлення, запропоновані під час реєстрації;
• плутаючи особисту довіреність із повноваженнями, наданими компанією; та
• виходячи з того, що довіреність автоматично прийматиметься кожним банком, органом влади чи постачальником послуг.

Ці проблеми можуть призвести до того, що новий документ доведеться підписати, завірити у нотаріуса, засвідчити та перекласти.

Практичні кроки, які слід виконати перед підписанням довіреності

Перед видачею документа засновник повинен:

1. визначити, яку саме дію повинен виконати представник;

2. з’ясувати, чи можна замість цього скористатися особистим цифровим підписом або дистанційною автентифікацією;

3. дізнатися в естонського нотаріуса, реєстру, банку або постачальника послуг, яку форму вони приймають;

4. перед підписанням попросіть перевірити остаточну редакцію тексту;

5. з’ясувати вимоги щодо апостилю або легалізації для країни видачі;

6. розмістити необхідні переклади у правильній послідовності; та

7. Уточніть, чи потрібно надати оригінал паперового документа чи затверджену електронну версію.

Довіреність є найбільш ефективною, коли вона складається спеціально для конкретної процедури, а не адаптується на основі загального шаблону.

Висновок

Багатьом іноземним засновникам довіреність не потрібна, оскільки естонську компанію можна заснувати та керувати нею в цифровому форматі. Вона стає корисною у випадках, коли необхідний учасник не може підписати документи через естонську цифрову систему, коли потрібна нотаріальна процедура або коли певну дію, пов’язану з компанією, необхідно делегувати.

Документ слід готувати лише після того, як стануть відомі точна роль представника та вимоги установи-одержувача. Перед підписанням документа за кордоном також слід перевірити формальності щодо апостилю, легалізації та перекладу.

Ця стаття містить загальну інформацію і не є юридичною консультацією. Вимоги, що застосовуються до конкретної довіреності, слід уточнити в естонського нотаріуса, у відповідного органу влади або у постачальника послуг, який займається цим питанням.

Silva Hunt допоможе вам з самого початку правильно зробити кожен крок, надавши корпоративні документи, перевірку реєстрів, рекомендації щодо дотримання вимог та практичну підтримку, підготовлені відповідно до естонських правил. Наша команда професіоналів допоможе вам уникнути типових помилок, заощадити час і розпочати свою діяльність на ринку ЄС за допомогою чіткого, структурованого та відповідного вимогам процесу. Маєте додаткові запитання або потребуєте консультації щодо вашого конкретного випадку? Замовити дзвінок зверніться до нашого менеджера або юридичного відділу, і ми надамо вам чіткі відповіді, пояснимо подальші кроки та допоможемо обрати найбезпечніший шлях дій.

Автор: Юрі Метс, юрисконсульт компанії Silva Hunt OÜ