La procura in Estonia: cosa devono sapere i fondatori stranieri

A volte agli imprenditori stranieri viene detto che hanno bisogno di una procura per fondare o gestire un’azienda in Estonia. Ma non è sempre così.

Una procura è solitamente necessaria quando un fondatore, un azionista o un’altra persona non può compiere personalmente un’azione richiesta o non può utilizzare il sistema digitale estone attraverso il quale tale azione verrebbe normalmente eseguita. Consente a un’altra persona, il rappresentante, di compiere determinati atti per conto di chi conferisce la procura.

La domanda importante non è quindi semplicemente come redigere una procura, ma se sia necessaria per l’operazione societaria che si intende compiere e, in tal caso, quale forma accetterà il notaio, il registro, la banca o l’altra istituzione a cui verrà presentata.

Ti serve una procura per fondare una società in Estonia?

• chi nomina chi  
• cosa può fare il rappresentante  
• quando l'autorità finisce  

Di solito non serve una procura se la società può essere costituita tramite il Registro elettronico delle imprese estone e tutte le persone che devono firmare la domanda hanno un'identità digitale estone valida.

Per la costituzione online standard di una società a responsabilità limitata, i fondatori, i membri del consiglio di amministrazione e gli altri soggetti coinvolti devono poter firmare elettronicamente utilizzando una carta d’identità estone, un’identità digitale e-Residency, Smart-ID o Mobile-ID.

Potrebbe essere necessaria una procedura diversa nei casi in cui, ad esempio:

• se uno dei fondatori o dei membri del consiglio di amministrazione non può utilizzare un’identità digitale estone riconosciuta;
• un soggetto giuridico straniero partecipa in qualità di socio fondatore;
• la costituzione della società sta per essere completata tramite un notaio estone;
• una persona non può partecipare di persona a un atto notarile obbligatorio; oppure
• Un rappresentante deve portare a termine una specifica procedura successiva alla costituzione della società.

In queste circostanze, una procura può consentire a un rappresentante locale di espletare in tutto o in parte la procedura. Il testo e la forma della procura dovrebbero però essere concordati con il notaio o il consulente estone che si occupa della questione prima che il documento venga firmato all’estero.

Un referente non è un rappresentante autorizzato

A volte i fondatori stranieri pensano che il referente estone dell’azienda possa firmare automaticamente i documenti o prendere decisioni per conto dell’azienda. Ma non è così.

Un referente riceve e inoltra i documenti ufficiali indirizzati alla società. La nomina, di per sé, non conferisce al referente l'autorità di rappresentare la società, concludere transazioni o gestire il suo conto corrente.

Qualsiasi ulteriore autorità deve derivare da una fonte distinta, ad esempio da una procura rilasciata dalla società o dalla carica ricoperta dalla persona in qualità di membro del consiglio di amministrazione.

Cosa può comprendere una procura relativa a una società?

A seconda dello scopo, un rappresentante può essere autorizzato a:

• partecipare alla costituzione notarile di una società estone;
• firmare i documenti costitutivi specificati;
• inviare o ricevere documenti relativi alla costituzione della società;
• apportare le modifiche richieste dal notaio o dall'ufficiale di stato civile;
• rappresentare un azionista all’assemblea generale;
• presentare una domanda specifica a un’autorità o a un registro;
• ricevere documenti ufficiali relativi a una determinata procedura; oppure
• portare a termine un'operazione definita successiva alla costituzione della società.

La delega dovrebbe corrispondere alla procedura effettiva. Un’autorizzazione formulata in termini generici, del tipo “rappresentare il mandante in tutte le questioni in Estonia”, potrebbe comportare rischi inutili, pur non contenendo la delega specifica richiesta dall’istituzione in questione.

Al contrario, una procura che autorizza la firma di un solo documento specifico potrebbe rivelarsi troppo limitata se il notaio o il funzionario anagrafico dovesse successivamente richiedere una correzione, una dichiarazione aggiuntiva o una richiesta correlata.

L'obiettivo non è quindi quello di redigere un documento il più generico possibile. Deve essere abbastanza specifico da tutelare il mandante, ma anche sufficientemente completo da consentire al rappresentante di portare a termine la procedura prevista. I documenti devono essere apostillati nel paese in cui sono stati rilasciati.

Che forma deve avere la procura?

Non esiste un unico modello di procura adatto a tutte le operazioni relative alla società.

Per alcune questioni commerciali o amministrative di routine, può bastare un’autorizzazione scritta. Potrebbe essere necessaria una procura autenticata da un notaio se il rappresentante deve partecipare a un atto notarile o se l’istituzione destinataria richiede una prova più solida della sua autorità.

È sempre bene verificare con il destinatario a chi è destinato il modulo richiesto. Un notaio estone, il Registro delle Imprese e una banca potrebbero applicare requisiti procedurali e di identificazione diversi.

In particolare, una procura non obbliga una banca o un istituto di pagamento a fornire servizi tramite un rappresentante. L'istituto può richiedere un proprio modulo di autorizzazione, ulteriori documenti di due diligence o la comunicazione diretta con i titolari effettivi o i membri del consiglio di amministrazione.

L’Estonia accetta una procura rilasciata all’estero?

La risposta non dipende solo dalla formulazione del documento. Bisogna verificare tre aspetti distinti:

1. se la procura sia redatta nella forma giuridica corretta;

2. se la sua origine straniera debba essere autenticata; e

3. se è necessaria una traduzione ufficiale.

Queste questioni andrebbero risolte prima che il mandante si rechi da un notaio all’estero. Se poi si dovesse correggere il documento, potrebbe essere necessario ripetere l’autenticazione notarile, l’apostille, la legalizzazione e la traduzione.

Consultazione gratuita

Rendi la tua azienda estone più facile da gestire a distanza

Silva Hunt supporta le firme digitali, i servizi elettronici, gli strumenti di contabilità, le introduzioni bancarie, i requisiti dei referenti e i flussi di lavoro quotidiani che rendono più fluida la gestione aziendale a distanza.

Prenota una consulenza Contattaci

Apostille, legalizzazione o nessuna ulteriore autenticazione

I requisiti di autenticazione dipendono principalmente dal Paese in cui è stato rilasciato il documento e dagli accordi internazionali in vigore tra quel Paese e l'Estonia.

Un documento pubblico straniero può rientrare in una delle tre grandi categorie seguenti:

• documenti accettati senza ulteriore autenticazione ai sensi di un accordo internazionale applicabile;
• documenti che richiedono l’apostille ai sensi della Convenzione dell’Aia sull’apostille; oppure
• documenti che richiedono la legalizzazione consolare.

Il Ministero degli Affari Esteri estone indica attualmente Lettonia, Lituania, Polonia e Ucraina come paesi i cui documenti pubblici sono riconosciuti in Estonia senza necessità di ulteriore certificazione, in base agli accordi di assistenza giudiziaria. Questa eccezione si applica ai documenti pubblici idonei redatti o certificati in quei paesi; non va intesa semplicemente come applicabile a qualsiasi procura redatta da privati.

Se il Paese di emissione e l’Estonia sono parti della Convenzione dell’Aia sull’apostille, l’apostille sostituisce in genere la procedura di legalizzazione più lunga. Se non si applica né la Convenzione né un altro accordo pertinente, potrebbe essere necessaria la legalizzazione consolare. Per un’operazione vincolante, dovremmo confermare il testo definitivo con il notaio, l’autorità competente o il consulente legale che si occupa della questione. 

L'apostille non convalida il testo di una procura né conferma che essa conferisca poteri sufficienti ai sensi della legge estone. Essa autentica l'origine del documento pubblico, comprese la firma, la qualifica e il sigillo o il timbro. Non autentica invece il contenuto sostanziale del documento.

Questa distinzione è importante: una procura debitamente apostillata può comunque essere respinta perché la sua formulazione non è adeguata all’operazione prevista.

Requisiti di traduzione

L'istituzione ricevente dovrebbe inoltre confermare la lingua in cui devono essere presentati la procura e gli eventuali documenti giustificativi.

I documenti in lingua straniera presentati al Registro commerciale estone in genere devono essere accompagnate da una traduzione in estone redatta da un traduttore giurato.

Per un atto notarile, le modalità linguistiche vanno concordate in anticipo con il notaio. Potrebbe essere necessario ricorrere a un interprete o a un traduttore se una delle parti non capisce bene la lingua usata durante la procedura.

Spesso è meglio organizzare la traduzione solo dopo aver verificato se servirà un'apostille o una legalizzazione, così da poter tradurre l'intero pacchetto di documenti nella forma corretta.

L'autenticazione a distanza può rendere superflua la procura?

A volte.

I notai estoni possono compiere molti atti notarili tramite autenticazione a distanza. La procedura si svolge in videoconferenza nell’ambiente e-notary ed è giuridicamente equivalente alla presenza fisica presso lo studio notarile. I partecipanti esaminano l’atto insieme al notaio e lo firmano digitalmente nel sistema di autenticazione a distanza.

L'autenticazione a distanza potrebbe permettere a un fondatore straniero di partecipare di persona senza doversi recare in Estonia né nominare un rappresentante. Tuttavia:

• il partecipante deve disporre di un mezzo di identificazione e firma digitale riconosciuto;
• la procedura deve essere tecnicamente accessibile al partecipante; e
• il notaio deve accettare di svolgere quell'atto specifico a distanza.

L'autenticazione a distanza è una procedura disponibile, non un diritto automatico. È il notaio a decidere se sia opportuna nel caso specifico.

Un fondatore dovrebbe quindi valutare le opzioni disponibili prima di rilasciare una procura. Richiedere Residenza elettronica, l'autenticazione da remoto o la nomina di un rappresentante potrebbero comportare tempistiche e documentazione diverse.

Cosa deve contenere la procura?

Il contenuto esatto dipende dall'operazione, ma una procura relativa alla società dovrebbe di solito includere:

• il nome completo e i dati identificativi del mandante;
• se il mandante è una persona giuridica, la sua denominazione sociale, il numero di registrazione e il paese di costituzione;
• l'autorità della persona che firma per conto di un titolare di società;
• il nome completo e i dati identificativi del rappresentante;
• la società a cui si riferisce l'autorizzazione, se già nota;
• i documenti, le richieste o le operazioni specifiche che il rappresentante può sbrigare;
• se il rappresentante possa apportare le modifiche necessarie o fornire dichiarazioni integrative;
• il periodo di validità dell'autorizzazione;
• se il rappresentante possa delegare uno qualsiasi dei poteri a un’altra persona;
• eventuali limitazioni di natura finanziaria, procedurale o di altro tipo relative a tale autorità; e
• le circostanze in cui l'autorizzazione cessa o può essere revocata.

Non tutte le voci devono necessariamente comparire in ogni documento. La formulazione va adattata alla procedura di incorporazione e deve essere verificata dalla persona o dall’istituzione che dovrebbe farvi riferimento.

Errori comuni che rallentano la costituzione di una società

Le difficoltà più comuni di solito non riguardano questioni giuridiche complesse. Derivano piuttosto dal fatto di preparare il documento prima di aver verificato i requisiti pratici della procedura estone.

Esempi comuni sono:

• utilizzando un modello generico che non menziona le leggi necessarie per la costituzione della società;
• firmare il documento prima che il testo sia stato approvato dal notaio o dal consulente estone;
• utilizzare un passaporto scaduto o dati identificativi non corrispondenti;
• non aver dimostrato che il firmatario possa agire per conto di un socio fondatore straniero;
• ottenere un’apostille per il documento sbagliato o nell’ordine sbagliato;
• presentare una traduzione incompleta o non ufficiale;
• omettendo la facoltà di apportare le correzioni richieste durante la registrazione;
• confondere una procura personale con i poteri conferiti da una società; e
• partendo dal presupposto che una procura venga automaticamente accettata da ogni banca, ente o fornitore di servizi.

Questi problemi possono comportare la necessità di firmare, autenticare, certificare e tradurre un nuovo documento.

Cose da fare prima di firmare una procura

Prima di emettere il documento, il fondatore dovrebbe:

1. individuare l'azione esatta che il rappresentante deve compiere;

2. verifica se è invece disponibile la firma digitale personale o l'autenticazione remota;

3. chiedi al notaio, all’ufficio del registro, alla banca o al fornitore di servizi estone quale modulo accetta;

4. far controllare il testo definitivo prima di firmare;

5. verifica quali siano i requisiti relativi all’apostille o alla legalizzazione per il paese di rilascio;

6. metti in ordine la traduzione richiesta; e

7. Verifica se va consegnato il documento cartaceo originale o una versione elettronica approvata.

Una procura è più efficace quando viene redatta appositamente per una procedura specifica, piuttosto che adattata da un modello generico.

Conclusione

Per molti fondatori stranieri, non serve una procura perché una società estone può essere costituita e gestita online. Diventa utile quando un partecipante obbligatorio non può firmare tramite il sistema digitale estone, quando è necessaria una procedura notarile o quando bisogna delegare una specifica azione relativa alla società.

Il documento va redatto solo dopo aver chiarito il ruolo esatto del rappresentante e i requisiti dell'istituzione destinataria. Prima di firmare il documento all'estero, è bene verificare anche le formalità relative all'apostille, alla legalizzazione e alla traduzione.

Questo articolo fornisce informazioni generali e non costituisce una consulenza legale. I requisiti applicabili a una specifica procura vanno verificati con il notaio, l’autorità o il fornitore di servizi estone che si occupa della questione in questione.

Silva Hunt può aiutarti a fare tutto nel modo giusto fin dall’inizio, con documenti societari, verifiche dei registri, indicazioni sulla conformità e supporto pratico in linea con le norme estoni. Il nostro team di professionisti ti aiuta a evitare gli errori più comuni, a risparmiare tempo e ad avviare la tua attività nel mercato dell’UE con un processo chiaro, strutturato e conforme. Hai altre domande o hai bisogno di consigli per il tuo caso specifico? Prenota una chiamata con il nostro responsabile o il nostro team legale, e ti daremo risposte chiare, ti spiegheremo i passi successivi e ti aiuteremo a scegliere la strada più sicura da seguire.

Scritto da Juri Mets, Consulente legale presso Silva Hunt OÜ