E-Notar Estland – Leitfaden für E-Residents und Gründer 

Das estnische System der Fernbeurkundung ermöglicht es E-Residents und anderen internationalen Gründern, die über eine unterstützte estnische digitale Identität verfügen, zahlreiche rechtlich bedeutsame Transaktionen abzuschließen, ohne nach Estland reisen zu müssen. Der Dienst, nach dem häufig gesucht wird, ist Der Notar in Estland verbindet die Parteien über eine sichere Videoverbindung mit einem estnischen Notar, während die Dokumente online geprüft, erläutert und digital unterzeichnet werden. Dies ist besonders nützlich, wenn eine Unternehmenstransaktion einer notariellen Beglaubigung bedarf, obwohl die meisten einfachen OÜ-Gründungen weiterhin direkt über das E-Business-Register ohne Notar abgewickelt werden können.

Was der estnische E-Notar für internationale Gründer bedeutet

Die offizielle Bezeichnung Estlands lautet Fernauthentifizierung. Laut dem Estnische Notarkammer, hat ein Geschäft, das mittels Fernauthentifizierung abgeschlossen wurde, dieselbe Rechtswirkung wie ein Geschäft, das bei einem Notar beglaubigt wurde. Das Treffen findet per sicherer Videokonferenz statt, Der Notar überprüft die Identität der Beteiligten., und Das Abschlussdokument wird innerhalb der notariellen Umgebung digital unterzeichnet..

Die Fernauthentifizierung ist für fast alle notariellen Handlungen möglich. Die wichtigsten Ausnahmen sind die Beglaubigung der Eheschließung und der Scheidung. Der Dienst wird jedoch nicht automatisch angeboten. Der Notar prüft, ob der jeweilige Vorgang, die Unterlagen und die Beteiligten für ein Fernverfahren geeignet sind. Der Fernzugriff ist eher eine Option als ein absolutes Recht., Der Notar bleibt beruflich unabhängig, und Bei internationalen Vertragspartnern können zusätzliche Prüfungen erforderlich sein..

Diese Unterscheidung ist für E-Residenten von Bedeutung. Die digitale Identität im Rahmen der E-Residency ermöglicht uns einen sicheren Zugang zu den Online-Diensten Estlands, ersetzt jedoch nicht die rechtliche Prüfung durch einen Notar, wenn eine notarielle Beglaubigung erforderlich ist.

Benötigen E-Residents einen Notar, um ein estnisches Unternehmen zu gründen?

In vielen Fällen nicht. Eine gewöhnliche estnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung, oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung (OÜ) kann in der Regel online gegründet werden, wenn alle zur Unterzeichnung verpflichteten natürlichen Personen über eine anerkannte estnische digitale Identität verfügen und – sofern es sich bei einem Gründer um eine juristische Person handelt – deren Daten und Vertretungsrechte über die vom E-Business-Register genutzten Register überprüft werden können. Die Offizieller Leitfaden zur Registrierung für die E-Residency besagt, dass die Gebühr für die Online-Registrierung einer OÜ €265, das Mindeststammkapital beträgt 0,01 € pro Aktionär, und ein typischer Anwendungsfall wird in etwa ein Werktag.

Für ein einfach strukturiertes, im Besitz des Gründers befindliches Unternehmen ist der digitale Weg im Allgemeinen schneller als die Abwicklung einer notariellen Transaktion, auf der Grundlage einer Muster-Satzung, und für die Fernintegration konzipiert. Ein Notar kommt ins Spiel, wenn die geplante Struktur nicht über den üblichen Online-Workflow umgesetzt werden kann.

Beispiele hierfür sind:

• Ein Gründer einer juristischen Person kann nicht automatisch über das E-Business-Register überprüft werden;
• Nicht jede erforderliche Person kann mit einer anerkannten estnischen digitalen Identität unterschreiben;
• Die Transaktion umfasst eine notariell beglaubigte Aktienübertragung, Verpfändung oder Vollmacht;
• Die Gründer verlangen nicht standardmäßige Unterlagen oder eine Struktur, die einer individuellen rechtlichen Prüfung bedarf.

Die aktuellen Vorschriften des E-Business-Registers ermöglichen es juristischen Personen, im Online-Verfahren Gründer einer OÜ zu sein, sofern ihre Daten und Vertretungsrechte automatisch überprüft werden können und alle erforderlichen Unterzeichner die unterstützten digitalen Signaturverfahren nutzen können. Das E-Business-Register bietet außerdem einen Online-Registrierungsweg für eine Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens. Ein Notar ist daher nicht erforderlich, nur weil ein Gründer einer OÜ eine juristische Person ist oder weil ein ausländisches Unternehmen eine Zweigniederlassung registriert. Die Gründung muss notariell beurkundet werden, und das Stammkapital muss bei der Gründung eingezahlt werden. Außerdem wird bestätigt, dass Eintragung einer Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens erfordert zunächst einen Notar, kann aber später mit einer digitalen ID der E-Residency online verwaltet werden.

Wenn nach der Gründung der „e-Notar Estland“ genutzt wird

Der Bedarf an einem Notar entsteht oft erst, nachdem das Unternehmen bereits seine Geschäftstätigkeit aufgenommen hat. Übertragung oder Verpfändung von Aktien, und Erteilung bestimmter Vollmachten sind gängige Beispiele.

Die Übertragung von Anteilen an einer OÜ wird in der Regel notariell beurkundet. Das gesetzliche Erfordernis der notariellen Form gilt ebenfalls nicht, wenn das Gesellschafterverzeichnis beim estnischen Wertpapierregister geführt wird und die Übertragung über Wertpapierkonten erfolgt. Estland erlaubt es einer Gesellschaft zudem, in ihrer Satzung auf dieses Formerfordernis zu verzichten, wenn das voll eingezahlte Stammkapital mindestens €10,000 und alle bestehenden Aktionäre stimmen der entsprechenden Änderung zu. Die Offizieller Vergleich der Übertragung von Anteilen im Rahmen der E-Residency Daher werden drei mögliche Wege aufgezeigt: eine notariell beglaubigte Übertragung, eine Übertragung ohne notarielle Beglaubigung, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, oder eine Wertpapierkontotransaktion.

Der richtige Weg hängt von der Satzung des Unternehmens, dem eingezahlten Kapital, der Aktionärsstruktur und den Zielen der Transaktion ab. Man sollte nicht davon ausgehen, dass jede Aktienübertragung mit einer einfachen digitalen Signatur abgewickelt werden kann. Die Artikel müssen zunächst geprüft werden, Die Eigentumsunterlagen müssen korrekt bleiben., und Die Einträge im Handelsregister müssen mit den Transaktionsunterlagen übereinstimmen.

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So funktioniert das Verfahren des Fernnotariats

Das Verfahren beginnt in der Regel damit, dass man sich an einen estnischen Notar wendet oder einen Antrag über das Selbstbedienungsportal der Notarkammer einreicht. Die Notarkanzlei fordert dann Informationen über die Transaktion, die Parteien, das Unternehmen und die Quelldokumente an. Bei internationalen Gründern kann die Vorbereitungsphase auch Überprüfungen im Rahmen der Geldwäschebekämpfung und der ’Know-your-Customer“-Regelungen umfassen.

In der Praxis sieht der Ablauf in der Regel wie folgt aus:

1. Wählen Sie einen Notar aus und beschreiben Sie den Vorgang genau.
2. Reichen Sie Identitäts-, Unternehmens- und Transaktionsunterlagen im Voraus ein.
3. Einigen Sie sich auf die Sprache, den Zeitplan und das Format der Fernauthentifizierung.
4. Melden Sie sich mit einer anerkannten estnischen digitalen Identität an.
5. Nehmen Sie an der Videokonferenz teil, beantworten Sie die Fragen des Notars und prüfen Sie das Dokument.
6. Melden Sie sich in der Umgebung für die Fernauthentifizierung an.
7. Laden Sie das fertige Dokument vom Portal herunter, sobald es verfügbar ist.

Die Notarkammer führt derzeit die digitale ID für E-Residents, den estnischen Personalausweis, die digitale ID, Mobile-ID und Smart-ID als Methoden auf, die zum Einloggen und Signieren verwendet werden können. Für die Nutzung des Dienstes ist ein Desktop-Computer oder Laptop mit funktionierender Kamera, Mikrofon und einem unterstützten Browser erforderlich. Die Parteien müssen identifizierbar sein, Die Verbindung muss eine stabile Videokonferenz ermöglichen., und Das Dokument muss im dafür vorgesehenen Portal unterzeichnet werden und nicht separat per E-Mail..l.

Kosten für einen Notar in Estland und verifizierte Zahlen

Es gibt keinen einheitlichen Gesamtpreis für alle notariellen Ferngeschäfte. Der Gesetz über Notargebühren legt die gesetzlichen Gebühren fest, wobei die transaktionsbezogenen Gebühren vom Wert und der Rechtsnatur des betreffenden Gegenstands oder Rechts abhängen können. Notare dürfen keine abweichenden gesetzlichen Sätze für Amtshandlungen privat aushandeln.

Die nachstehenden Zahlen wurden im Juli 2026 anhand offizieller Quellen überprüft: 

Artikel	Aktuelle offizielle Zahl
Zusätzliche Gebühr für die Fernauthentifizierung	24 €, inklusive Mehrwertsteuer
Staatliche Gebühr für die Online-Registrierung einer OÜ	€265
Mindeststammkapital einer OÜ	0,01 € pro Aktionär
Kapitalschwelle für den Verzicht auf ein notariell beglaubigtes Formular zur Übertragung von Anteilen	10.000 €, vollständig bezahlt
Estnische Notare, die im Jahr 2026 tätig sind	84
In Estland im Jahr 2025 errichtete notarielle Urkunden	303,630
Anstieg der notariellen Handlungen von 2024 bis 2025	9%

Der gesetzlich vorgeschriebene Aufschlag für die Fernauthentifizierung beträgt 20 € vor Mehrwertsteuer (24,80 € einschließlich der derzeitigen Mehrwertsteuer 24%) und wird zusätzlich zur Gebühr für die zugrunde liegende notarielle Handlung erhoben. Die estnische Notarkammer teilte mit, 303.630 notarielle Urkunden im Jahr 2025, was einem Anstieg von 9% im Vergleich zum Vorjahr. Während dessen Aktuelle Liste der Notare besagt, dass 84 Notare waren im Jahr 2026 in 15 Notariatsbezirken tätig.

Bevor wir eine Transaktion bestätigen, sollten wir den ausgewählten Notar um einen schriftlichen Kostenvoranschlag bitten, der die gesetzliche Gebühr, die Gebühr für die Fernbeglaubigung, die Mehrwertsteuer, Übersetzungen, Apostillen, beglaubigte Kopien sowie etwaige zusätzliche fachliche Dienstleistungen umfasst.

So bereiten Sie sich richtig auf den elektronischen Notar in Estland vor

Eine gute Vorbereitung verringert Verzögerungen. Der Notar muss wissen, wer die Parteien sind, was sie erreichen wollen und ob die vorgeschlagene Struktur mit dem estnischen Recht vereinbar ist. Bei Nichtansässigen können im Rahmen der Rechtskonformitätsprüfung Originaldokumente oder formell beglaubigte Unterlagen angefordert werden. *Insbesondere wenn eine ausländische juristische Person beteiligt ist.

Bevor Sie den Termin vereinbaren, sollten Sie Folgendes vorbereiten:

• Ausweisdokumente für jeden Teilnehmer;
• die Handelsregisternummer des Unternehmens und die aktuelle Satzung;
• Angaben zu Aktionären und wirtschaftlich Berechtigten;
• Beschlüsse des Vorstands oder der Aktionäre;
• die vorgeschlagene Vereinbarung oder eine übersichtliche Zusammenfassung der Transaktion;
• Unterlagen zum Nachweis der Vertretungsbefugnis für ausländische Unternehmen;
• für AML- und KYC-Prüfungen erforderliche Informationen;
• beglaubigte Übersetzungen oder Apostillen, sofern erforderlich.

Geben Sie die Unterlagen bitte erst am Tag des Termins ab. Legen Sie die Signaturmethode und die Sprache im Voraus fest. Testen Sie vor der Besprechung den Zugriff auf das Portal, die Kamera und den digitalen Ausweis. Diese praktischen Schritte sind besonders wichtig, wenn die Teilnehmer aus verschiedenen Ländern oder Zeitzonen zugeschaltet sind. 

Wie Silva Hunt E-Residents unterstützt

Unter Silva-Jagd, helfen wir internationalen Gründern bei der Entscheidung, ob ihr Unternehmen im Rahmen des üblichen digitalen Verfahrens gegründet werden kann oder ob ein notarieller Weg erforderlich ist. Unsere Unterstützung kann Folgendes umfassen: Planung der Eigentümerstruktur, Abstimmung von Rechts- und Unternehmensdokumenten. Dasselbe Unterstützung bei der Kommunikation im Zusammenhang mit der Gründung, Aktiengeschäften und der laufenden Einhaltung von Vorschriften. 

Das ist wichtig, weil ein estnisches Unternehmen auf das tatsächliche Geschäftsmodell des Gründers zugeschnitten sein sollte und nicht nur so schnell wie möglich registriert werden sollte. Laut der Offizielles e-Residency-Dashboard, ist das Programm auf mehr als 142.000 E-Residents und darüber hinaus 43.000 von E-Residents gegründete Unternehmen. Der Umfang des Programms zeigt, dass die Unternehmensführung aus der Ferne etabliert ist, aber jeder Gründer weiterhin für die ordnungsgemäße Unternehmensführung, die Steuerabwicklung und die Berichterstattung verantwortlich bleibt. 

Für Gründer, die sich informieren möchten Der Notar in Estland, lautet die erste Frage, ob tatsächlich ein Notar erforderlich ist. Bei unkomplizierten Registrierungen können wir Sie durch den Online-Gründungsprozess begleiten. Bei komplexeren Eigentumsverhältnissen, Unternehmensgründern, Tochtergesellschaften, Niederlassungen oder Anteilstransaktionen helfen wir Ihnen dabei, die erforderlichen Unterlagen zu ermitteln und die nächsten rechtlichen Schritte zu koordinieren. Das Ziel ist eine praktikable Struktur, eindeutige Eigentumsunterlagen, und die Einhaltung der Vorschriften, die auch nach der Registrierung fortbesteht. 

Verfasst von Dariia Khimichenko, Marketingleiterin bei Silva Hunt.