Е-нотаріат в Естонії: посібник для е-резидентів та засновників 

Естонська система дистанційного нотаріального обслуговування дозволяє е-резидентам та іншим іноземним засновникам, які мають відповідну естонську цифрову ідентифікацію, здійснювати багато юридично значущих операцій без необхідності приїжджати до Естонії. Ця послуга, яку найчастіше шукають як Нотаріус в Естонії з'єднує сторони та естонського нотаріуса через захищений відеозв'язок, під час якого документи перевіряються, пояснюються та підписуються в електронному вигляді онлайн. Це особливо корисно, коли для угоди компанії потрібне нотаріальне засвідчення, хоча більшість простих реєстрацій OÜ все ж можна оформити безпосередньо через електронний реєстр підприємств без залучення нотаріуса.

Що означає «е-нотаріат Естонії» для іноземних засновників

Офіційна назва Естонії — віддалена аутентифікація. Згідно з Естонська нотаріальна палата, операція, здійснена шляхом дистанційної автентифікації, має таку саму юридичну силу, як і операція, автентифікована в нотаріальній конторі. Зустріч відбувається у форматі захищеного відеозв’язку, нотаріус перевіряє особистість учасників, і остаточний документ підписується цифровим підписом у нотаріальній системі.

Дистанційна аутентифікація доступна майже для всіх нотаріальних дій. Основними винятками є засвідчення укладення шлюбу та розлучення. Однак ця послуга не надається автоматично. Нотаріус оцінює, чи підходять конкретна операція, документи та учасники для дистанційної процедури. Дистанційний доступ — це скоріше можливість, а не абсолютне право, нотаріус залишається професійно незалежним, і для іноземних учасників можуть знадобитися додаткові перевірки.

Ця відмінність має значення для е-резидентів. Цифрова ідентифікація в рамках програми «Е-резиденція» надає нам безпечний доступ до онлайн-сервісів Естонії, але вона не замінює юридичну перевірку, яку здійснює нотаріус у випадках, коли потрібне нотаріальне засвідчення.

Чи потрібна е-резидентам нотаріальна засвідчення для відкриття естонської компанії?

У багатьох випадках — ні. Стандартне естонське товариство з обмеженою відповідальністю, або товариство з обмеженою відповідальністю (OÜ) зазвичай можна зареєструвати в режимі онлайн, якщо всі фізичні особи, які повинні поставити підпис, можуть скористатися визнаною естонською цифровою ідентифікацією, а у разі, якщо засновником є юридична особа, її дані та права на представництво можна перевірити за допомогою реєстрів, якими користується Електронний реєстр підприємств. офіційний посібник з реєстрації в програмі e-Residency зазначає, що реєстраційний збір за онлайн-реєстрацію OÜ становить €265, мінімальний статутний капітал становить 0,01 євро на акціонера, а типовий приклад застосування розглядається приблизно за один робочий день.

Для звичайної компанії, що належить її засновнику, цифровий шлях, як правило, швидше, ніж оформлення нотаріальної угоди, на підставі типового статуту, і призначений для дистанційного включення. Послуги нотаріуса стають необхідними, коли заплановану процедуру неможливо завершити за допомогою стандартного онлайн-процесу.

Серед прикладів можна назвати:

• засновника юридичної особи неможливо автоматично перевірити за допомогою електронного реєстру підприємств;
• не кожна особа, яка повинна це зробити, може підписатися за допомогою визнаної естонської цифрової ідентифікації;
• угода передбачає нотаріально засвідчену передачу акцій, заставу або довіреність;
• засновники вимагають надання нестандартних документів або створення структури, що потребує індивідуальної юридичної оцінки.

Чинні правила Електронного реєстру бізнесу дозволяють юридичним особам виступати засновниками OÜ в рамках онлайн-процедури, за умови, що їхні дані та права на представництво можуть бути перевірені автоматично, а всі необхідні особи, що мають право підпису, можуть використовувати підтримувані методи цифрового підпису. Електронний реєстр бізнесу також забезпечує можливість онлайн-реєстрації філії іноземної компанії. Отже, нотаріус не є обов’язковим лише через те, що засновником OÜ є юридична особа або що іноземна компанія реєструє філію. Процедура має бути оформлена через нотаріуса, а статутний капітал має бути внесений під час реєстрації. Це також підтверджує, що реєстрація філії іноземної компанії Спочатку для цього потрібно звернутися до нотаріуса, хоча згодом управління філією можна здійснювати онлайн за допомогою цифрового посвідчення e-Residency.

Коли після реєстрації компанії використовується електронний нотаріат Естонії

Потреба у послугах нотаріуса часто виникає вже після того, як компанія почала свою діяльність. Передача або заставлення акцій, і видача певних довіреностей — це типові приклади.

Передача акцій OÜ зазвичай оформляється нотаріально. Вимога щодо нотаріального оформлення, передбачена законодавством, також не застосовується, якщо список акціонерів ведеться в естонському реєстрі цінних паперів, а передача здійснюється через рахунки цінних паперів. Естонія також дозволяє компанії відмовитися від цієї формальної вимоги у своєму статуті, якщо повністю оплачений акціонерний капітал становить щонайменше €10,000 і всі нинішні акціонери погоджуються на відповідну зміну. Це Офіційне порівняння передачі часток у програмі e-Residency Отже, існують три можливі способи: передача з нотаріальним засвідченням, передача без нотаріального засвідчення за умови дотримання встановлених законом вимог або операція через рахунок цінних паперів.

Правильний порядок дій залежить від статуту компанії, розміру оплаченого капіталу, складу акціонерів та цілей угоди. Не слід вважати, що кожну операцію з передачі акцій можна здійснити за допомогою простого електронного підпису. Спочатку статті потрібно перевірити, дані про право власності повинні залишатися точними, і дані, внесені до комерційного реєстру, повинні відповідати документам щодо угоди.

Безкоштовна консультація

Запустіть свою естонську компанію та керуйте нею повністю онлайн

Від реєстрації та юридичної адреси до бухгалтерського програмного забезпечення, звітності з ПДВ та річної звітності, Silva Hunt допомагає е-резидентам керувати компанією в Естонії з одним надійним партнером.

Замовити консультацію Зв'яжіться з нами

Як відбувається процес дистанційного нотаріального посвідчення

Зазвичай процес розпочинається зі звернення до естонського нотаріуса або подання запиту через портал самообслуговування Нотаріальної палати. Нотаріальна контора запросить інформацію про операцію, сторони, компанію та первинні документи. Для іноземних засновників на етапі підготовки також можуть проводитися перевірки щодо протидії відмиванню грошей та ’знай свого клієнта».

Зазвичай практичний порядок дій такий:

1. Оберіть нотаріуса та чітко опишіть суть угоди.
2. Заздалегідь надайте документи, що підтверджують особу, а також корпоративні документи та документи щодо транзакцій.
3. Домовтеся щодо мови, термінів та формату віддаленої аутентифікації.
4. Увійдіть у систему за допомогою визнаного естонського цифрового посвідчення особи.
5. Приєднайтеся до відеоконференції, дайте відповіді на запитання нотаріуса та ознайомтеся з документом.
6. Увійдіть у середовище віддаленої автентифікації.
7. Завантажте готовий документ з порталу, коли він стане доступним.

Наразі Нотаріальна палата включає цифровий ідентифікатор e-Resident, естонську ідентифікаційну картку, цифровий ідентифікатор, Mobile-ID та Smart-ID до переліку засобів, які можна використовувати для входу в систему та підписання документів. Для користування сервісом необхідний настільний комп’ютер або ноутбук із справною камерою, мікрофоном та сумісним браузером. Сторони повинні бути ідентифіковані, з'єднання має забезпечувати стабільну роботу відеоконференції, і документ необхідно підписати на відповідному порталі, а не окремо електронною поштою.l.

Вартість нотаріальних послуг в Естонії та перевірені дані

Не існує єдиної загальної ціни для кожної дистанційної нотаріальної операції. Закон про нотаріальні збори визначає встановлені законом збори, а збори, пов’язані з транзакціями, можуть залежати від вартості та правової природи відповідного об’єкта чи права. Нотаріуси не мають права самостійно домовлятися про інші, відмінні від встановлених законом, ставки за офіційні дії.

Наведені нижче дані були перевірені за офіційними джерелами у липні 2026 року: 

Позиція	Поточні офіційні дані
Додаткова плата за дистанційну аутентифікацію	24 євро, включаючи ПДВ
Державний збір за онлайн-реєстрацію ТОВ	€265
Мінімальний розмір статутного капіталу OÜ	0,01 євро на акціонера
Мінімальний розмір капіталу, при якому не потрібно подавати нотаріально завірену форму про передачу акцій	10 000 євро, повністю сплачені
Естонські нотаріуси, які здійснюватимуть діяльність у 2026 році	84
Нотаріальні акти, оформлені в Естонії у 2025 році	303,630
Зростання кількості нотаріальних актів у період з 2024 по 2025 рік	9%

Встановлена законом надбавка за дистанційну автентифікацію становить 20 євро без ПДВ (24,80 євро з урахуванням чинної ставки ПДВ 24%) і додається до плати за основний нотаріальний акт. Про це повідомила Нотаріальна палата Естонії 303 630 нотаріальних актів у 2025 році, що становить зростання на 9% у порівнянні з аналогічним періодом минулого року. Хоча його актуальний перелік нотаріусів зазначає, що 84 нотаріуси у 2026 році діяли у 15 нотаріальних округах.

Перед підтвердженням угоди слід звернутися до обраного нотаріуса з проханням надати письмовий кошторис витрат, що включає встановлений законом збір, плату за дистанційну автентифікацію, ПДВ, переклади, апостилі, завірені копії та будь-які додаткові професійні послуги.

Як правильно підготуватися до електронного нотаріального посвідчення в Естонії

Гарна підготовка дозволяє уникнути затримок. Нотаріус повинен розуміти, хто є сторонами угоди, чого вони прагнуть досягти та чи відповідає запропонована структура естонському законодавству. У разі нерезидентів у рамках перевірки відповідності вимогам законодавства можуть бути запрошені оригінали документів або документи, засвідчені у встановленому порядку. *особливо у випадках, коли до угоди залучена іноземна юридична особа.

Перед тим, як записатися на прийом, підготуйтеся:

• документи, що посвідчують особу, кожного учасника;
• реєстраційний код компанії та чинний статут;
• інформація про акціонерів та фактичних власників;
• рішення правління або акціонерів;
• пропоновану угоду або чіткий виклад суті угоди;
• документи, що підтверджують повноваження на представництво іноземних компаній;
• інформація, необхідна для проведення перевірок щодо протидії відмиванню грошей (AML) та «Знай свого клієнта» (KYC);
• завірені переклади або апостилі, якщо це вимагається.

Не залишайте документи до дати зустрічі. Заздалегідь узгодьте спосіб підписання та мову. Перед початком наради перевірте можливість доступу до порталу, камери та цифрового посвідчення. Ці практичні кроки є особливо важливими, коли учасники приєднуються з різних країн або часових поясів. 

Як компанія Silva Hunt підтримує е-резидентів

За адресою Сільва Хант, ми допомагаємо іноземним засновникам вирішити, чи можна зареєструвати їхню компанію за допомогою стандартної цифрової процедури, чи необхідний нотаріальний шлях. Наша допомога може включати планування структури власності, узгодження юридичних та корпоративних документів. Те саме забезпечення інформаційного супроводу питань, пов’язаних із реєстрацією компанії, операціями з акціями та постійним дотриманням нормативних вимог. 

Це важливо, оскільки естонська компанія має бути створена з урахуванням фактичної бізнес-моделі засновника, а не лише зареєстрована якомога швидше. Згідно з офіційна інформаційна панель програми «Е-резиденція», програма розширилася до понад 142 000 е-резидентів і більше 43 000 компаній, заснованих е-резидентами. Масштаби програми свідчать про те, що дистанційне управління компанією вже налагоджено, але кожен засновник, як і раніше, несе відповідальність за належне управління, оподаткування та звітність. 

Для засновників, які проводять дослідження Нотаріус в Естонії, то перше питання полягає в тому, чи дійсно потрібні послуги нотаріуса. У разі простих реєстрацій ми можемо супроводжувати процес реєстрації компанії онлайн. Що стосується більш складних структур власності, засновників компаній, дочірніх компаній, філій або операцій з акціями, то в цих випадках ми можемо допомогти визначити необхідні документи та скоординувати подальші юридичні кроки. Мета — створити дієву структуру, чіткі записи про право власності, і дотримання вимог, яке триває після реєстрації. 

Автор: Дарія Хіміченко, менеджер з маркетингу компанії Silva Hunt.