Daten zu wirtschaftlichen Eigentümern: Neue Zugangsregeln in Estland 

Ab dem 10. Juli 2026 wird Estland den Zugriff auf Daten zu wirtschaftlichen Eigentümern im e-Business-Register anpassen. Die wesentliche Änderung ist einfach: Die Angaben zu den wirtschaftlichen Eigentümern sind dann nicht mehr für jeden nicht authentifizierten Nutzer frei einsehbar. Der Zugriff wird auf ein zweckgebundenes Modell für zuständige Behörden, verpflichtete Unternehmen, berechtigte Vertragspartner und Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen können, umgestellt. Dies folgt der Mitteilung des Finanzministeriums sowie das von der … veröffentlichte praktische Update Hilfeportal des e-Business-Registers.

Was ändert sich in Bezug auf Angaben zu wirtschaftlichen Eigentümern in Estland?

Das Finanzministerium bereitet Änderungen an den Vorschriften für das Register der wirtschaftlichen Eigentümer vor, bekannt als TEKSA. Derzeit kann die Öffentlichkeit Informationen zu wirtschaftlichen Eigentümern über das E-Business-Register einsehen. Ab dem 10. Juli 2026 ändert sich dieses Modell, da die Daten dann nicht mehr frei zugänglich, Für den Zugang ist eine festgelegte Grundlage erforderlich, und nicht authentifizierte Benutzer können die Daten nicht einsehen. 

Die politische Ausrichtung zielt darauf ab, drei Ziele miteinander in Einklang zu bringen: Transparenz, Maßnahmen zur Bekämpfung der Geldwäsche und zum Schutz der Privatsphäre. Dieses Gleichgewicht ist wichtig, da Daten zu wirtschaftlichen Eigentümern die natürlichen Personen identifizieren, die letztendlich die Kontrolle über ein Unternehmen ausüben. Sie sind nützlich für die Sorgfaltsprüfung, die Aufsicht und die Bekämpfung der Geldwäsche, enthalten jedoch auch personenbezogene Daten, die nicht ohne triftigen Grund öffentlich zugänglich sein sollten. 

Die Änderung folgt dem neuen Rahmenwerk der Europäischen Union zur Bekämpfung der Geldwäsche sowie der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs zum uneingeschränkten öffentlichen Zugang zu Registern der wirtschaftlichen Eigentümer. In der Praxis vollzieht Estland damit den Übergang von einer offenen öffentlichen Einsichtnahme zu einem kontrollierten Zugang. Wir sollten dies als eine Änderung im Bereich Compliance und Datenverwaltung betrachten und nicht nur als eine technische Aktualisierung des Registers. 

Die wichtigste Veränderung lässt sich wie folgt zusammenfassen: 

• Die öffentliche Sichtbarkeit wird zu einem eingeschränkten Zugriff.
• Neugiergetriebene Suchanfragen werden durch zielgerichteten Zugriff ersetzt.
• Benutzer ohne entsprechende Berechtigungen müssen einen begründeten Antrag stellen.

Wer wird weiterhin Zugriff auf das Register haben?

Zugriffsgruppen und praktische Auswirkungen 

Die neuen Vorschriften führen nicht dazu, dass Daten zu wirtschaftlichen Eigentümern aus Compliance-Workflows. Stattdessen beschränken sie den Zugang auf Personen und Organisationen mit einer rechtlich anerkannter Grund um es zu nutzen. Die zuständigen Behörden werden es zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben nutzen, die verpflichteten Stellen werden es für die Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden und zur Einhaltung von Vorschriften einsetzen, und Personen mit berechtigtem Interesse können Zugang zu bestimmten Daten beantragen. 

Für Unternehmen, Banken, Fintech-Unternehmen, Anwaltskanzleien, Steuerberater, Notare, Wirtschaftsprüfer und andere meldepflichtige Stellen stellt sich in der Praxis nicht die Frage, ob das Register verschwindet. Das tut es nämlich nicht. Die Frage ist vielmehr, ob ihre Zugangsweg, Benutzerberechtigungen, und interne Abläufe vor dem 10. Juli 2026 fertig sind. 

Wir empfehlen, jede Benutzergruppe innerhalb der Organisation genau zu definieren. Eine Person, die Zugriff für die Kundenanmeldung benötigt, benötigt möglicherweise nicht dieselben Rechte wie eine Person, die sich um Einreichungen, Verwaltungsaufgaben oder die Berichterstattung kümmert. Der sicherste Ansatz ist rollenbasierter Zugriff, dokumentierter Zweck und regelmäßige Überprüfung.

So werden Anfragen zu Daten über wirtschaftliche Eigentümer ab dem 10. Juli 2026 abgewickelt 

Ab dem Datum des Inkrafttretens gilt für eine Person ohne automatische Zugriffsrechte können einen Antrag stellen und darlegen, warum der Zugriff auf die Daten zu den wirtschaftlichen Eigentümern erforderlich ist. In der Mitteilung des Finanzministeriums heißt es, dass Nutzer, die über das Portal des e-Business-Registers Zugriff haben, weiterhin kostenlosen Zugriff erhalten, sofern sie zu den zugelassenen Kategorien gehören. 

Das Antragsverfahren ist insbesondere für Parteien relevant, die zwar keine zuständigen Behörden oder verpflichtete Stellen sind, aber dennoch bestimmte Informationen für eine berechtigter Zweck. In diesen Fällen sollte die Begründung präzise sein. Ein weit gefasster Antrag auf Marktforschung, allgemeine Neugier oder uneingeschränkte Überwachung dürfte kaum mit dem zweckgebundenen Modell vereinbar sein. 

A Datei mit dringenden internen Anfragen sollte Folgendes enthalten: 

• Die Stelle, deren Daten angefordert werden.
• Der konkrete Grund, warum der Zugriff erforderlich ist.
• Der rechtliche, vertragliche oder Compliance-bezogene Kontext der Anfrage.
• Die Person, die für die Verarbeitung und Speicherung der Daten verantwortlich ist.  

Wir gehen davon aus, dass die Anzahl der Auskunftsersuchen weiter zunehmen wird formell als bei den derzeitigen öffentlichen Abfragen. Das bedeutet, dass die Teams bereits jetzt Vorlagen erstellen, die Mitarbeiter hinsichtlich zulässiger Verwendungszwecke schulen und Nachweise darüber aufbewahren sollten, warum auf die Daten zugegriffen wurde.

Was Vertragspartner und API-Nutzer beachten sollten

Das Hilfeportal des E-Business-Registers bietet wichtige operative Einzelheiten für Vertragspartner und API-Nutzer. Vom Finanzministerium benannte befugte Personen können auf die Daten zugreifen, indem sie sich als Vertragspartner im e-Business-Register anmelden. Neue Vertragspartner sowie bestehende Vertragspartner, denen die Zugriffsrechte nicht standardmäßig gewährt werden, können ab Juli 2026 im e-Business-Register einen Antrag auf Zugriff stellen.

Auswirkungen von APIs und Open Data

Die Zugangsbeschränkungen gelten für Einzelabfragen und API-Dienste. Ab dem Datum des Inkrafttretens der Änderung werden Daten zu wirtschaftlichen Eigentümern nicht mehr als Open-Data-Dateien veröffentlicht. Darüber hinaus erhalten berechtigte Nutzer die Daten über die API für wirtschaftliche Eigentümer Dienst, während Daten zu wirtschaftlichen Eigentümern nicht mehr über den API für detaillierte Daten nach der Änderung.

Benutzerberechtigungen und Anmeldung per e-ID

Vertragspartner müssen zudem interne Berechtigungen verwalten. Der Zugriff erfolgt standardmäßig für alle Benutzer eingeschränkt, und der Vertragspartner muss jedem Benutzer, der Zugriff auf die Daten haben soll, die entsprechenden Rechte zuweisen. Benutzer, die Abfragen durchführen möchten, müssen sich mit einem e-ID, wie beispielsweise einen estnischen Personalausweis, Smart-ID, Mobile-ID, oder EU-eID. 

Vor Juli sollten Administratoren Folgendes überprüfen: 

• Ob jeder Nutzer in seinem Profil eine persönliche Identifikationsnummer hat.
• Welche Mitarbeiter benötigen tatsächlich Zugriff?.
• Ob die API-Integrationen auf den richtigen Dienst verweisen.
• Ob interne Protokolle Aufschluss darüber geben, wer auf die Daten zugegriffen hat und aus welchem Grund.  

Konkrete Maßnahmen, die bis zum 10. Juli 2026 zu ergreifen sind

Die Umstellung beim Zugriff auf Daten zu wirtschaftlichen Eigentümern ist gut zu bewältigen, wenn sich Unternehmen frühzeitig darauf vorbereiten. Wir empfehlen, den 10. Juli 2026 als Stichtag für rechtliche Prüfung, technische Bereitschaft, und Mitarbeiterschulung. 

Prüfen Sie zunächst, ob es sich bei der Organisation um eine zuständige Behörde, ein verpflichtetes Unternehmen, einen Vertragspartner oder eine andere Person handelt, die möglicherweise ein berechtigtes Interesse nachweisen muss. Dokumentieren Sie zweitens den geschäftlichen Zweck für jede Art des Zugriffs. Testen Sie drittens den Betriebsprozess hinsichtlich Anmeldungen, Berechtigungen, API-Aufrufen und Anforderungsdateien. 

Für Teams, die für die Kundenaufnahme oder die Prüfung von Transaktionen zuständig sind, ist dies ebenfalls ein guter Zeitpunkt, um die internen AML-Verfahren zu überprüfen. Unsere Seite mit Hinweisen zur Einhaltung der AML-Vorschriften kann hier als ergänzende interne Leitlinie verlinkt werden. Unternehmen, die die Entwicklungen im estnischen Register verfolgen, sollten diese Aktualisierung möglicherweise auch mit den allgemeinen Änderungen im estnischen Gesellschaftsrecht in Verbindung bringen. 

Eine praktische Checkliste zur Einsatzbereitschaft sollte Folgendes enthalten: 

• Bestätigen Sie die Zugriffskategorie für die Organisation.
• Ermitteln Sie die namentlich genannten Benutzer, die Zugriff auf das Register benötigen.
• Aktualisierung der internen Hinweise zum Datenschutz und zur Datenaufbewahrung.
• Überprüfen Sie die API-Verbindungen und die Abhängigkeiten offener Daten.
• Erstellen Sie eine Vorlage für einen Antrag auf der Grundlage eines berechtigten Interesses.
• Schulen Sie das Personal vor dem Inkrafttreten.  

Die rechtliche Botschaft ist eindeutig: Die Transparenz hinsichtlich der wirtschaftlichen Eigentümer bleibt Teil des estnischen Systems zur Bekämpfung der Geldwäsche, doch der Zugang wird zunehmend gezielter gestaltet. Organisationen sollten nun ihre Gewohnheiten der offenen Suche hinter sich lassen und zweckgebundene Zugriffskontrollen. Dies gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und verringert gleichzeitig die unnötige Offenlegung personenbezogener Daten. 

Verfasst von Elena Crimaldi, Rechtsabteilung.